Het is bijna zover. Op 25 mei 2018 gaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming in, een nieuwe privacywet voor de hele Europese Unie. De boetes voor het niet nakomen van de AVG wet kunnen hoog oplopen. Een goede voorbereiding is van groot belang, niet alleen voor uw website of nieuwsbrieven, maar vergeet de privacy omtrent uw zakelijke evenement ook niet!

De photobooth is een heuse trend op veel evenementen en festivals, volledig gebrand in de kleuren van het bedrijf. Het lijkt een makkelijk middel ter entertainment van uw gasten, zeker als de foto’s direct worden geprint. Maar vergeet niet dat als u ze via de e-mail verstuurt u extra maatregelen dient te nemen. Zodra uw gasten hun e-mailadres invoeren heeft u te maken met de VGA wet. Het is van belang om het bedrijf die uw photobooth verzorgt twee data protection impact assessments toe te laten voegen. De DPIA is van belang om te zorgen voor de privacygevoeligheid van de adressen, maar ook ter goedkeuring voor het versturen van nieuwsbrieven.

Het lijkt namelijk erg voor de hand liggend, uw gasten krijgen een foto en u krijgt een e-mailadres ter aanvulling van uw adressen bestand. Dit klinkt interessant, maar is niet meer zo eenvoudig na 25 mei aanstaande. Het is namelijk zeker niet meer zo dat u de gebruikers automatisch kunt aanmelden voor uw nieuwsbrieven. Verlopen uw inschrijvingen via het internet dan kunnen uw gasten inzage vragen in opgeslagen data, of de verleende toestemming intrekken. Denk daarom goed na welke informatie u aan uw gasten vraagt en hoe u hiermee omgaat. Deze wet geldt zelfs voor scholen, zorginstanties, verenigingen en stichtingen.

Welke stappen kunt u nemen om uw organisatie voor te bereiden op de AVG wet?

Ten eerste is bewustwording van deze wet al erg belangrijk. Zorg niet alleen dat de directie op de hoogte is, maar ook echt iedereen die met persoonsgegevens omgaat. Daarnaast houdt u rekening met het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering van de gegevens. Maar denk vooral aan de verwerking van deze gegevens.

Zorg dat niet zomaar iedereen bij de persoonsgegevens kan. Daarvoor is de verwerking van deze gegevens erg belangrijk. Denk hierbij aan hoe de gegevens worden gebruikt, voor welke doeleinde en waar ze worden opgeslagen zonder dat iedereen er toegang tot heeft. Breng vooraf de risico’s van gegevensverwerking in kaart door een Data protection impact assesment (DPIA) te gebruiken. Tot slot, hou rekening met uw meldplicht van datalekken en kijk naar de manieren waarop uw klanten toestemming geven tot het registreren van data nog voldoet aan de nieuwe eisen.

 

Weet u niet zeker of u zich houdt aan de AVG wet tijdens uw evenement, vraag het onze eventadviseurs en wij helpen u verder. U kunt ons bereiken op: 030-7608000.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief

en ontvang elk kwartaal het laatste nieuws over Inn Style.

U bent succesvol aangemeld. U ontvangt een mail ter bevestiging met instructies om uw inschrijving af te ronden. Niet ontvangen? Kijk in uw spam.