Hoe organiseer je jouw winterevent bij InnStyle? In 5 stappen

Wil je dit seizoen een winterevent organiseren voor je collega’s of relaties? En vraag je je af hoe dat bij InnStyle in zijn werk gaat, van de eerste aanvraag tot de avond zelf? In dit artikel nemen we je in vijf stappen mee door het hele proces. Je leest welke keuzes je maakt, wat je van ons kunt verwachten en wat het kost, zodat je precies weet waar je aan begint.

Al 30 jaar organiseren we zakelijke events aan de Maarsseveense Plassen in Maarssen, en elke winter merken we hetzelfde: organisatoren weten welk gevoel ze willen neerzetten, maar de laatste weken van het jaar zijn zo druk dat er weinig tijd is om alles uit te zoeken. Met deze vijf stappen heb je in één keer overzicht.

Stap 1: Vraag een voorstel aan en vertel wat je wilt bereiken

Alles begint met een aanvraag via de website, per mail of telefonisch. Je hoeft op dat moment nog niet alles te weten. Met deze vier dingen kunnen we je al een eerste voorstel sturen:

• De datum of periode die je in gedachten hebt. December is het drukst, dus heb je een voorkeursdatum, geef dan ook een alternatief door. Wij organiseren ook winterevents in januari en februari.
• Het aantal gasten, ook als dat nog een schatting is.
• Het doel van de dag. Wil je vooral het jaar afsluiten en bedanken, of ook alvast vooruitkijken naar het nieuwe jaar?
• Hoe je gasten reizen. Komen veel mensen met het OV, vermeld dan bij je aanvraag “gratis pendelbus-actie”. Deze geldt voor events in december 2026.

Daarna plannen we een gesprek of rondleiding. Dan zie je de ruimtes met eigen ogen en denken we mee over de invulling.

Stap 2: Kies de sfeer die bij je groep past

Elk winterevent bij InnStyle begint met dezelfde warme basis. Daarna kies je hoe je verder bouwt: knus, sportief of stralend. We kiezen bij alle drie voor een winterse sfeer met natuurlijke materialen en warm licht, zodat het gezellig voelt zonder kitsch te worden.

Knus: het InnStyle winterarrangement - je gasten worden ontvangen met warme chocolademelk en glühwein bij het haardvuur, met kaarsen en plaids. Daarna volgt een smaakvol winters buffet waar tijd voor genomen wordt. Dit arrangement is er vanaf 20 gasten en is 5 uur all-in, inclusief een all-in drankarrangement.

Sportief: InnSnow - InnSnow brengt de après-skisfeer naar Maarssen, met warme chocolademelk en glühwein, après-skigerechten vanuit foodstands, marshmallows roosteren bij het kampvuur en een all-in drankarrangement. Ideaal voor een team dat wil ontspannen met een vleugje competitie: vanaf 100 gasten is de curlingbaan kosteloos.

Stralend: Sparklinn - bij Sparklinn draait het om goud en glamour. Je gasten worden ontvangen met een glas cava en borrelplanken, komen binnen via de gouden loper en poseren voor de fotobooth met gouden touch, die kosteloos is vanaf 100 gasten. Daarna volgt een feestelijk 4-gangen walking dinner, met lichtletters in jouw thema en een all-in drankarrangement. Dit concept past goed bij relatie-events, eindejaarsfeesten en nieuwjaarsrecepties.

Twijfel je? Begin bij de knusse basis met het winterarrangement. Die werkt voor elke groep, en je kunt altijd onderdelen van de andere thema’s toevoegen.

Je leest hier de precieze invulling van deze drie winterconcepten.

Stap 3: Stem het eten en drinken af

De vorm van het eten bepaalt hoe je avond loopt. Wil je dat mensen blijven rondlopen en mengen, of wil je een moment waarop iedereen samen aan tafel zit? Per sfeer hebben we een eigen wintermenu:

Alle menu’s hebben een vegetarische variant, en zijn ook als allergeen-friendly variant te bestellen. Vraag dieetwensen daarom al op in de uitnodiging, dan stemmen we het menu daarop af. Het drankarrangement bevat (non)alcoholische dranken, wijnen, speciaalbieren en frisdranken, en bij de ontvangst schenken we ook een warme (0.0%) glühwein.

Stap 4: Maak je winterevent compleet met extra’s

Met een goede ontvangst, lekker eten en drankjes heb je de kern te pakken. Daarna voeg je toe wat bij jouw groep past. Kies liever één of twee onderdelen die mensen samenbrengen dan een vol programma waarin niemand meer tijd heeft om te praten.

Entertainment

Licht en beleving

In de winter is het om vijf uur al donker, en dat werkt in je voordeel. Met winterse LED-content op de schermen in de plenaire ruimtes of accentverlichting op bomen en de entrée zet je de toon zodra gasten binnenkomen. Voor grote events zijn er spektakelstukken zoals een lichtprojectie op het gebouw, een droogijs-wolkenzee of een ijssculptuur in blauw licht, allemaal op aanvraag.

Stap 5: Regel het vervoer en de laatste details

In de winter zijn agenda’s vol en is het vaak druk op de weg. Hoe makkelijker je gasten er komen, hoe groter de kans dat ze er ook echt zijn.

• Met de auto: InnStyle ligt zo’n 10 minuten rijden van Utrecht centrum en 5 minuten van de A2 en A27. Er zijn 1.000 gratis parkeerplaatsen en waar gewenst schakelen we extra beveiliging in.
• Met het OV: voor events in december 2026 regelen we een gratis pendelbus vanaf station Maarssen of Utrecht Overvecht, zonder minimum of maximum aantal gasten. Je gasten stappen uit de trein zo de bus in.
• Een week van tevoren: geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen door, en spreek af wie er een speech of welkomstwoord houdt.

Op de dag zelf hoef je verder niets meer te regelen. Ons team zorgt dat alles loopt, zodat jij zelf ook kunt genieten van de avond.

Wat kost een winterevent bij InnStyle?

Het Winterarrangement kost € 135 p.p. excl. btw, inclusief locatiehuur. Daarvoor krijg je de ontvangst met warme chocolademelk en glühwein, het winterse buffet met koffie, thee en friandises na, en een drankarrangement van 5 uur. InnSnow is er vanaf € 149 en Sparklinn vanaf € 165 p.p. excl. btw, exclusief locatiehuur. Je precieze prijs hangt af van het aantal gasten en de onderdelen die je kiest, en die ontvang je in je voorstel. Entertainment en extra’s reken je daarbovenop, met de indicatieve prijzen uit stap 4.

Veelgestelde vragen over een kerstevent bij InnStyle

• Hoe ver van tevoren moet ik aanvragen? Zo vroeg mogelijk. De populairste data in december zijn als eerste weg. Wil je meer keuze, overweeg dan een event in januari of februari.
• Kan het kerstevent ook na de feestdagen plaatsvinden? Ja. Onze winterconcepten lopen van 1 december tot 28 februari, en door de winterse aankleding past het ook als nieuwjaarsbijeenkomst of kick-off.
• Is er rekening gehouden met vegetarische gasten en allergieën? Ja. Alle menu’s hebben een vegetarische variant, en de diners zijn ook als allergeen-friendly variant te bestellen.
• Hoe komen gasten zonder auto bij InnStyle? Voor events in december 2026 regelen we een gratis pendelbus vanaf station Maarssen of Utrecht Overvecht. Vermeld bij je aanvraag “gratis pendelbus-actie”.

Van aanvraag tot avond vol warmte

Een winterevent organiseren in de drukste weken van het jaar kan voelen als nog een extra project op je bord. Met deze vijf stappen weet je wat je moet beslissen en wanneer: je deelt je doel, kiest je sfeer, stemt het eten af, voegt toe wat bij jouw groep past en regelt het vervoer. De rest nemen wij van je over, zodat jij op de dag zelf alle ruimte hebt om te genieten.

Wil je eerst nog meer ideeën opdoen? Lees dan ook ons artikel Hoe organiseer je een winterevent waar iedereen warm van wordt?, of download het gratis winterevent-draaiboek.

Klaar om te beginnen? Vraag een vrijblijvend wintervoorstel aan, dan nemen we snel contact met je op om de mogelijkheden door te nemen.