Zakelijk event organiseren: is een interne locatie echt voordeliger?

Bij het organiseren van een zakelijk event kom je al snel voor een fundamentele keuze te staan: doe je dit intern, of kies je voor een externe locatie? Je leidinggevende of budgethouder gaat er vaak automatisch van uit dat intern organiseren de goedkoopste optie is. Op papier klopt dat ook: geen locatiehuur, geen reiskosten, iedereen kent de weg naar de vergaderzaal, de kantine of het atrium. Maar misschien heb je nog niet zoveel zakelijke events georganiseerd, en vraag je je af of je alle kosten en het werk wel scherp hebt als je straks je begroting moet verdedigen.

Misschien heb je zelf al een budget gemaakt voor een intern event, maar weet je nog niet zeker of je aan alle kostenposten gedacht hebt, of dat er op het laatste moment nog flinke bedragen bijkomen. Bij InnStyle organiseren we al 30 jaar zakelijke events voor bedrijven als Rabobank, bol. en Nike, en ik zie in gesprekken met eventorganisatoren regelmatig wat er in een intern-versus-extern-afweging wordt vergeten.

In dit artikel zet ik de voor- en nadelen van beide opties naast elkaar, reken ik de verborgen kosten van een intern event voor je uit, en help ik je bepalen wanneer intern organiseren echt voordeliger is en wanneer dat verschil kleiner is dan het op papier lijkt.

Moet je je locatiekeuze straks nog overtuigend pitchen aan je budgethouder? Lees ook: zo pitch je een locatiekeuze bij je MT.

Zakelijk event organiseren: intern of extern, wat is het verschil?

Wat is een intern event?

Een intern event organiseer je in je eigen kantoor, bedrijfsruimte of een andere locatie die je bedrijf al in bezit heeft of gratis kan gebruiken. Je gebruikt de bestaande vergaderruimtes, het bedrijfsrestaurant of een leegstaande hal, en je regelt zelf, of met je eigen facilitair team, wat er verder nodig is: van meubilair tot catering tot techniek.

Wat is een event op een externe locatie?

Bij een externe locatie huur je een ruimte bij een eventlocatie of hospitality-aanbieder die zich specifiek op (zakelijke) events richt. Je betaalt voor de ruimte, en afhankelijk van het type locatie krijg je daar begeleiding, techniek, catering en soms een volledig ontzorgend team bij, van de eerste voorbereiding tot de coördinatie op de dag zelf.

Voordelen van een intern event

Voordeel 1: geen locatiehuur

Je betaalt bij een intern event geen huur voor een externe ruimte. Dat scheelt direct een aanzienlijke kostenpost op de begroting, zeker bij een event met veel gasten, waarbij locatiehuur bij een externe partij al snel een van de grootste posten is, omdat er zoveel ruimtes nodig zijn.

Voordeel 2: geen reiskosten en minder tijdsverlies

Collega's hoeven niet te reizen. Dat scheelt reiskosten, en iedereen is sneller aanwezig, waardoor er minder productieve tijd verloren gaat aan inloop. Bij een event van een halve dag kan dat het verschil maken tussen een middagprogramma dat om één uur begint of pas om twee uur, omdat iedereen eerst nog moet reizen en parkeren.

Voordeel 3: vertrouwd gevoel voor medewerkers

Je eigen kantoor is bekend terrein. Voor sommige type events, zoals een informatieve personeelsbijeenkomst of een kwartaalupdate, is dat prettig: mensen voelen zich meteen op hun gemak, hoeven niet te wennen aan een nieuwe omgeving en kunnen na afloop gewoon weer aan hun bureau verder werken.

Voordeel 4: meer flexibiliteit in planning

Omdat je geen externe partij hoeft te boeken, kun je vaak sneller schuiven met de datum als de agenda's van belangrijke sprekers of beslissers wijzigen. Je bent niet gebonden aan de beschikbaarheid van een locatie of aan annuleringsvoorwaarden die bij externe locaties vaak wel gelden.

Nadelen van een intern event

Nadeel 1: verborgen kosten die je begroting niet laten kloppen

De kosten die je op papier bespaart, kom je op een andere manier weer tegen. Bij een grotere groep bezoekers dan je dagelijkse bezetting moet je vaak extra beveiliging inzetten, simpelweg omdat het aantal mensen in het pand groter is dan waarvoor je pand normaal is ingericht. Daarnaast moet je meubilair verplaatsen om ruimte te maken voor een programma, moet er na afloop een grondige schoonmaak plaatsvinden die verder gaat dan de dagelijkse kantoorschoonmaak, en huur je vaak spullen bij die je zelf niet in voldoende aantal in huis hebt: glazen, borden, bestek, stoelen of statafels voor het aantal gasten dat je verwacht.

Al deze posten staan los van elkaar op losse facturen van verschillende leveranciers, waardoor het makkelijk is om ze niet als een geheel te zien en de totale kostenpost te onderschatten.

Dit zagen we bijvoorbeeld bij een opdrachtgever die een groot kerstevent organiseerde. Een aantal dagen van tevoren kwamen er veel meer aanmeldingen binnen dan verwacht, waardoor de interne ruimtes te klein werden. Omdat het winter was, moest er worden uitgeweken naar buiten. Een tent huren was snel geregeld, maar stond niet in de oorspronkelijke begroting. Daar kwamen ook nog extra barpunten en heaters bij om de tent warm te krijgen. Bij elkaar een extra kostenpost van zo'n vierduizend euro, puur omdat de groep net iets groter uitviel dan gepland.

Nadeel 2: stroom en techniek die je bestaande voorzieningen niet aankunnen

Je kantoor is ingericht op een normale werkdag, niet op een event met een cateraar die keukenapparatuur aansluit en een technisch team dat geluid, licht en beeldschermen verzorgt. Als je stroomvoorziening daar niet op berekend is, loop je het risico op een stroomstoring tijdens je programma, of moet je alsnog een aggregaat, extra bekabeling of een groepenkast laten checken door een elektricien. Dat is een kostenpost en een risico dat je vooraf makkelijk over het hoofd ziet, omdat je in het dagelijks gebruik van je kantoor nooit tegen deze (over)belasting aanloopt.

''Een veelgemaakte inschattingsfout: een paar foodtrucks inhuren voor de catering lijkt een eenvoudige oplossing, maar ook zij hebben een watertoevoer en een eigen stroompunt nodig. Iets waar je bij een intern event zelden standaard op ingericht bent.''

Nadeel 3: je hebt veel eigen collega's nodig, voor én tijdens het event

Een intern event organiseer je niet alleen. In de voorbereiding heb je collega's nodig die meedenken over de inrichting, spullen bestellen en afstemmen met leveranciers. Op de dag zelf heb je mensen nodig die meubilair verplaatsen, gasten ontvangen, bijspringen als er iets misgaat en na afloop weer opruimen. Die uren zitten meestal niet als aparte post in je begroting, maar kosten je organisatie wel degelijk capaciteit: collega's die die dag niet aan hun eigen werk toekomen, en vaak ook niet in de dagen ervoor, omdat de voorbereiding tijd kost die naast hun normale taken loopt.

Als grove vuistregel: reken op zo'n 40 uur voorbereidingstijd, verdeeld over 3 collega's. Op de eventdag zelf heb je al snel 10 collega's nodig om alles soepel te laten verlopen: voor het ontvangen van gasten, het inchecken van leveranciers, het uitreiken van registratiebadges, en de ontvangst van sprekers. Die uren tel je in de meeste interne begrotingen niet mee, terwijl ze capaciteit kosten die je organisatie ergens anders mist.

Wil je weten hoe de eventregie bij InnStyle te werk gaat? Lees ook: operatie eventregie.

Nadeel 4: het verrassingseffect en de professionele uitstraling ontbreken

Een uitnodiging voor een event op een externe locatie voelt voor gasten al snel als een uitje, nog voordat het programma is begonnen. Bij een intern event mis je dat effect: gasten lopen dezelfde gang in die ze elke werkdag zien, en dat maakt het lastiger om vanaf de start een andere sfeer neer te zetten dan een gewone vergaderdag. Voor events waarbij je juist wilt dat een boodschap blijft hangen, zoals een strategiedag of een productlancering, werkt die vertrouwde omgeving eerder tegen je dan voor je.

Voordelen van een externe locatie

Voordeel 1: volledige ontzorging

Bij een fullservice eventlocatie regel je niet zelf de catering, techniek, meubilair en coördinatie op de dag. Dat werk ligt bij het team van de locatie: zij zorgen dat de ruimtes op tijd klaarstaan, dat de techniek werkt, dat het eten en drinken op het juiste moment binnenkomt en dat er iemand is die bijstuurt als het programma uitloopt. Daardoor kun jij je richten op de inhoud van je event, in plaats van de hele dag met een portofoon rond te lopen om logistieke problemen op te lossen.

Benieuwd wat ontzorging bij een fullservice eventlocatie precies inhoudt, en wat dat kost? Lees ook: fullservice eventlocatie: ontzorging en kosten.

Voordeel 2: sfeer en beleving die bijdragen aan je boodschap

Een externe locatie is specifiek ingericht om een indruk te maken. De ruimte, de aankleding en de ervaring dragen bij aan wat je met je event wilt bereiken, of dat nu is dat je boodschap beter blijft hangen of dat gasten het gevoel krijgen dat ze iets bijzonders meemaken. Een andere omgeving zorgt er ook voor dat mensen mentaal uit hun werkmodus stappen, wat weer bijdraagt aan hoe actief ze meedoen aan het programma.

We zagen dit recent bij een bedrijf dat bij InnStyle zijn nieuwe huisstijl presenteerde, na een periode van reorganisatie en veel interne veranderingen. Samen met de opdrachtgever kozen we voor een ingetogen event met een gezellige uitstraling die paste bij het moment. Voor de medewerkers voelde het écht als een middag uit, precies wat er op dat moment nodig was om de nieuwe koers met elkaar te vieren.

Voordeel 3: voorspelbare kosten

Bij een goede offerte weet je vooraf wat je betaalt. Er zijn geen verrassingen achteraf over extra beveiliging, schoonmaak of gehuurd meubilair, omdat dat al in de prijsafspraak is meegenomen. Dat maakt het ook makkelijker om je begroting in een keer goed te onderbouwen richting je budgethouder, in plaats van achteraf aanvullende facturen te moeten verklaren.

Nadelen van een externe locatie

Nadeel 1: hogere directe kosten

Je betaalt voor locatiehuur en vaak ook voor diensten die je bij een intern event zelf, of met eigen personeel, zou regelen. Dat directe bedrag op de offerte ligt hoger dan de kosten die je voor een intern event op papier ziet staan, en dat verschil is meestal waar de discussie met je budgethouder over gaat. Bij een fullservice eventlocatie kun je grofweg rekenen op zo'n 150 tot 200 euro per persoon, afhankelijk van het programma, het eten en drinken, de activiteiten en de techniek die je nodig hebt. Leg dat bedrag naast wat je bij een intern event kwijt bent aan de posten hierboven, en de vergelijking wordt een stuk concreter.

Nadeel 2: reistijd voor gasten

Afhankelijk van de locatie moeten gasten reizen, wat extra tijd en soms extra kosten met zich meebrengt, zeker als een deel van je gasten afhankelijk is van het openbaar vervoer of als de locatie buiten de stad ligt. Een goede eventlocatie denkt hierin mee, bijvoorbeeld met een pendelbus of duidelijke bereikbaarheidsinformatie, maar het blijft een factor waar je bij een intern event niet mee te maken hebt.

Foto: MySolution

Wanneer is een intern event de juiste keuze?

Een intern event past goed bij kleinschalige, informatieve bijeenkomsten waarbij de inhoud belangrijker is dan de beleving: een korte personeelsupdate, een interne training, of een overleg waarbij je vooral efficiënt bij elkaar wilt zijn. Vooral als je maar een klein aantal collega's ontvangt en je bestaande ruimte, meubilair en technische voorzieningen zonder aanpassingen voldoende zijn, is intern vaak de snelste en meest voor de hand liggende keuze. Hetzelfde geldt als de planning kort dag is en je geen tijd hebt om een externe locatie te boeken en in te richten op je wensen.

Wanneer is een externe locatie de juiste keuze?

Zodra je event bedoeld is om indruk te maken, je boodschap te versterken of je team of relaties echt te binden, weegt de investering in een externe locatie vaak op tegen de kosten. Dat geldt zeker als je merkt dat de verborgen kosten en het benodigde personeel voor een intern event dicht in de buurt komen van wat een externe locatie kost, want dan koop je voor ongeveer hetzelfde bedrag ook nog de ontzorging, sfeer en professionaliteit erbij. Ook bij events met meer dan een handjevol gasten, waarbij je stroomvoorziening, technische capaciteit of ruimte tegen grenzen aanloopt, is een externe locatie vaak de praktischere keuze.

Zo reken je je begroting na voordat je kiest

Als je voor je volgende event moet verdedigen waarom je wel of niet voor een externe locatie kiest, is de vraag wat het kost nooit compleet zonder ook te kijken naar de kosten die niet meteen op een offerte staan. Zet voordat je een keuze maakt in elk geval deze posten naast elkaar:

• Beveiliging en toegang: is extra beveiliging nodig bij een groter aantal gasten dan jullie terrein normaal kan dragen?
• Meubilair en materialen: heb je genoeg stoelen, tafels, glazen en servies, of moet je bijhuren?
• Schoonmaak: valt een grondige schoonmaak na afloop binnen je bestaande contract, of is dat een aparte kostenpost?
• Stroom en techniek: kan je stroomvoorziening de belasting van catering en technische apparatuur aan?
• Personeelsuren: hoeveel collega's zijn nodig in de voorbereiding en op de dag zelf, en wat kost die tijd als je die tegen hun uurtarief afzet?

Pas als je die kosten naast een offerte van een externe locatie legt, zie je pas echt of intern voordeliger is, of dat het verschil kleiner is dan je dacht.

Zo onderbouw je je keuze richting je budgethouder

Iedereen die een zakelijk event moet organiseren, loopt tegen deze afweging aan: intern voelt als de veilige, goedkope keuze, maar die aanname klopt lang niet altijd als je alle kosten meerekent. Daarom vraagt een budgethouder vaak om een onderbouwing in plaats van een advies op gevoel.

Nu je weet welke kosten en werkuren je bij een intern event vaak over het hoofd ziet, kun je die naast een offerte van een externe locatie leggen en een keuze maken die je met cijfers kunt verdedigen, in plaats van met een aanname.

Bij InnStyle helpen we eventorganisatoren dagelijks om dit soort afwegingen scherp te krijgen, ook als de uitkomst is dat intern organiseren voor jouw situatie de beste keuze is. Wil je weten wat een event bij InnStyle voor jouw specifieke situatie zou kosten, inclusief alles wat je bij een intern event vaak nog zelf moet regelen? Vraag een vrijblijvend voorstel aan, dan reken ik het graag met je door.

En zodra je event achter de rug is: hoe weet je eigenlijk of die het gewenste effect had? Lees ook: zo meet je het succes van een event.