Hoe organiseer je een winterevent waar iedereen warm van wordt?

Het jaar loopt ten einde, de dagen zijn kort en iedereen heeft het druk. Juist dan wil je je collega's, klanten of relaties even bij elkaar brengen, voor een avond waarop mensen echt stilstaan bij elkaar en bij het jaar dat achter ze ligt. Alleen: hoe pak je dat aan? Een klassieke kerstborrel voelt al snel als "weer hetzelfde", en in december zijn locaties en cateraars snel volgeboekt.

Bij InnStyle organiseren we al 30 jaar zakelijke events, en we zien dit patroon vaak terugkomen. Eventorganisatoren weten precies welk gevoel ze willen neerzetten (warm, gezellig, een beetje feestelijk), maar vinden het lastig om dat te vertalen naar een concreet programma.

In dit artikel lees je hoe je een winterevent opbouwt, waar je het ook organiseert: hoe je de dag of de avond indeelt, welke activiteiten binnen en buiten passen, hoe je omgaat met het weer en hoe je zorgt dat mensen er ook echt op af komen. Zo weet je na het lezen welke keuzes het verschil maken. Ook kun je hier alvast het gratis draaiboek voor een winterevent aanvragen.

Winterevent organiseren: begin bij het gevoel dat je gasten mee naar huis nemen

De eerste vraag bij een winterevent gaat over je gasten: welk gevoel wil je dat ze meenemen naar huis? Wil je dat mensen bijkomen en bijpraten, dat ze samen lachen en sportief uitgedaagd worden, of dat ze zich een avond lang in de watten gelegd voelen? Dat bepaalt alles wat erna komt.

• Na een zwaar jaar: een team dat het hele jaar hard heeft gewerkt, heeft vaak behoefte aan iets dat ontspannen of sportief voelt.
• Voor relaties: bij een relatie-event of nieuwjaarsontvangst past een chiquere avond beter.
• Twijfel je? Begin bij de basis: een warme ontvangst, goed eten en tijd om te praten. Die combinatie werkt bij elke groep.

Leg je datum op tijd vast

December is vaak de drukste maand van het jaar. Hoe eerder je een datum vastlegt, hoe meer keuze je hebt in ruimtes, menu en entertainment. Wacht je tot november, dan kies je vaak uit wat er over is. Overweeg juist daarom ook januari of februari: dan is er meer keuze, en een nieuwjaarsbijeenkomst of kick-off geeft je team energie voor het jaar dat komt.

Zo deel je de dag in

Een winterevent duurt al snel vijf uur. Zonder plan wordt dat een lange borrel waarin iedereen in zijn eigen groepje blijft staan. Deel het programma daarom op in vier momenten:

• Deel 1: ontvangst (het eerste halfuur) - in de winter komen gasten koud en vaak gehaast binnen. Een warme chocolademelk of glühwein in de hand, warm licht en een plek om je jas kwijt te raken zetten in één keer de toon.
• Deel 2: ijsbreker (rond het eerste uur) - een korte activiteit zorgt dat mensen mengen voordat ze aan tafel gaan. Verderop lees je welke activiteiten goed werken.
• Deel 3: eten (het middelpunt van de avond) - kies de vorm bij wat je wilt bereiken. Wil je dat mensen blijven rondlopen en mengen? Dan werken foodstands of een walking dinner. Wil je een moment waarop iedereen samen aan tafel zit? Kies dan voor een uitgeserveerd diner, oftewel sitdown dinner.
• Deel 4: afsluiting (het laatste uur of twee) - ruimte voor muziek, een feestje of gewoon bijpraten. Wil je vooruitkijken naar het nieuwe jaar, plan daar dan een kort moment voor.

Energizers en activiteiten: binnen vs. buiten

Eén of twee activiteiten zorgen dat mensen mengen, lachen en dat de energie hoog blijft. Kies liever een paar recreatieve onderdelen die mensen samenbrengen dan een vol informatief programma waarin niemand meer tijd heeft om te praten.

Binnen werken activiteiten die mensen samenbrengen zonder dat ze zich hoeven in te spannen. Een pubquiz die is afgestemd op je eigen bedrijf en collega's is een van de beste ijsbrekers die we kennen. Iedereen doet mee, en de vragen over je eigen organisatie zorgen gegarandeerd voor gelach. Een goochelaar die tussen de gasten door loopt of een karikatuurtekenaar werkt goed tijdens de borrel, omdat ze vanzelf gesprekken op gang brengen. Later op de avond zorgt een DJ, eventueel samen met een saxofonist, dat de dansvloer vol komt te staan.

Buiten draait het in de winter om korte, actieve momenten met warmte binnen handbereik. Denk aan curling, waarbij teams strijden om de winst, of een vuurkorf waar je samen marshmallows roostert. Een ijssculptuur of een uitgelicht pad maakt van een korte wandeling naar buiten een fijn moment op zich. Houd buitenactiviteiten kort, zo'n twintig minuten, en zorg dat er daarna iets warms klaarstaat. Een glühwein of warme chocomel na een activiteit slaat niemand af.

Weerscenario's: plan A en plan B voor een winterevent

In de winter weet je één ding zeker: je kunt niet op het weer rekenen. Het kan droog en helder zijn, maar net zo goed regenen, waaien of ijzig koud zijn. Plan een winterevent daarom altijd met binnen als vertrekpunt.

Plan A: het weer zit mee. Dan gebruik je buiten voor de momenten die er extra sfeer aan geven. Ontvang gasten onder een verlichte overkapping met glühwein, laat teams buiten curlen of zet een vuurkorf neer. In het donker doet sfeerverlichting buiten precies wat het moet doen.

Plan B: het weer zit tegen. Dan schuift alles naar binnen, en dat hoeft niemand te merken. Binnen de gedecoreerde ruimtes staan de warme drankjes al klaar, en de sfeerverlichting brandt gewoon door. Omdat het hoofdprogramma (eten, quiz, muziek) toch al binnen plaatsvindt, verandert er voor je gasten weinig.

Onze tip: spreek vooraf af wie de knoop doorhakt en op welk moment, bijvoorbeeld acht dagen voor het event, op basis van de weersverwachting. Zo hoeft niemand op de dag zelf te improviseren.

Winters, zonder kitsch: zo pak je de aankleding aan

Een winterevent kan doorslaan in rendieren en knipperende kerstverlichting. Kies liever een paar sterke elementen, zoals groen, warm licht en natuurlijke materialen. Gasten voelen zich dan welkom zonder overweldigd te raken, en de aankleding past ook nog in januari en februari.

Tip 1: gebruik licht als belangrijkste decoratie - om vijf uur 's middags is het al donker, en dat werkt in je voordeel. Een uitgelichte boom of een verlicht looppad maakt meer indruk dan veel losse decoratie.

Tip 2: kies een rustig kleurenpalet - hout, off-white, ijsblauw of een warm goudaccent voelen winters en blijven stijlvol. Bovendien sluiten ze gemakkelijk aan op verschillende huisstijlkleuren, als jullie extra brandingelementen willen toevoegen.

Tip 3: bouw een fotomoment in - een fotowand, karikatuurtekenaar of ijssculptuur geeft gasten iets om over na te praten en om te delen.

Hoe zorg je dat gasten op jouw winterevent afkomen?

In december staan agenda's vol. Een uitnodiging die tussen alle andere verdwijnt, levert lege stoelen op.

• Verstuur een save the date - zes tot acht weken van tevoren is in december geen overbodige luxe.
• Maak het thema zichtbaar - een zin als "trek je warmste trui aan" of "dresscode: goud en glitter" zorgt dat mensen zich op het thema verheugen.
• Vraag dieetwensen meteen uit - dan hoeft niemand op de avond zelf te improviseren.
• Denk aan de reis - vermeld hoe gasten de locatie kunnen bereiken, met de auto of het OV, en of er vervoer geregeld is. Zeker als er geproost wordt, wil je dat iedereen zorgeloos en veilig thuiskomt.

Een winterevent waar iedereen warm van wordt

Een winterevent waar mensen nog lang over napraten, draait om een warme ontvangst, een avond met een duidelijke opbouw en een plan dat werkt, wat het weer ook doet. Juist in de drukste tijd van het jaar wil je dat het goed geregeld is, zodat jij zelf ook van de dag kunt genieten.

Wil je je ideeën eerst op een rij zetten? Download dan het gratis draaiboek voor een winterevent.

Overweeg je om je winterevent bij InnStyle te organiseren? Hier lees je meer over onze drie winterthema’s, of vraag direct een vrijblijvend wintervoorstel aan.