Eventlocatie pitchen aan je MT: zo overtuig je de beslisser

Je hebt een locatie gevonden waar je meteen enthousiast van werd. De sfeer klopte, de ruimtes pasten bij je programma en je zag het event al helemaal voor je. Alleen: jij mag de overeenkomst niet tekenen. Ergens hoger in de organisatie zit een directeur of MT-lid die het budget goedkeurt, en die is nooit persoonlijk op locatiebezoek geweest. Nu moet jij het gevoel dat jij op de plek zelf ervaarde, vertalen naar een paar slides of een mailtje met een voorstel erbij. En dan maar hopen dat het gevoel en de match goed overkomen.

Als commercieel coördinator bij InnStyle, spreek ik, Tanja, wekelijks eventmanagers die precies in deze situatie zitten: enthousiast over een plek, maar onzeker hoe ze dat enthousiasme kunnen overbrengen bij iemand die alleen een prijs en een paar foto's ziet. We organiseren al 30 jaar zakelijke events, en we horen bijna elke week hoe eventmanagers vastlopen op precies dit punt: niet op de locatiekeuze zelf, maar op het moment dat ze die keuze intern moeten verkopen.

In dit artikel neem ik je mee in wat er mis kan gaan als een beslisser niet betrokken is bij de locatiebezichtigingen, wanneer je die beslisser het beste bij het proces betrekt, en hoe je een locatie voelbaar maakt voor iemand die er nooit is geweest. Na het lezen weet je precies hoe je een eventlocatie pitcht aan je MT, zodat jouw MT niet alleen "ja" zegt op een prijs, maar op het hele idee.

Jij kiest de eventlocatie, maar moet die nog pitchen aan je MT

Als eventmanager of officemanager ben jij vaak degene die de locaties bezoekt, de offertes vergelijkt en het gevoel bij een plek het beste kent. Maar de beslissing ligt bij iemand anders. Dat voelt als een rare positie: je moet iemand overtuigen van iets wat diegene zelf niet heeft ervaren.

Uit gesprekken die wij dagelijks voeren, blijkt dat dit vaker misgaat dan je zou denken. Van de vijf events die wij begeleiden, loopt er ongeveer drie keer een deal vertraging op of loopt het zelfs stuk omdat de financiële beslisser de locatie nooit gezien heeft. Dat cijfer verrast de meeste eventmanagers die we spreken, want zij zijn zelf allang overtuigd van onze eventlocatie bij Utrecht. Het probleem zit niet in de locatiekeuze, het zit in de vertaling van die keuze naar iemand die alleen de cijfers zwart op wit ziet.

Dat maakt jouw rol dubbel: je bent organisator én verkoper van je eigen idee. En dat tweede stuk krijgt vaak te weinig aandacht, terwijl het net zo belangrijk is als het kiezen van de juiste plek.

Waarom beslissers afhaken bij een locatiepitch

"De sfeer, de uitstraling en het idee achter een locatie zijn veel lastiger over te brengen aan een tafel waar het vooral over cijfers en doelstellingen gaat."

Een beslisser die "nee" zegt op een locatie waar jij enthousiast over bent, doet dat zelden vanwege de locatie zelf. Meestal gaat het mis in de overdracht.

Het meest voorkomende scenario: de beslisser kent de locatie niet en heeft er geen enkel gevoel of referentiekader bij, behalve de foto's op de website. Als een bedrijf voor het eerst iets buiten de deur organiseert, of voor het eerst een groter budget vrijmaakt voor een externe locatie, is dat al een stap in een onbekende richting. Dan komt daar ook nog het financiële plaatje bovenop, en dat weegt zwaarder als er niets tegenover staat om het gevoel te onderbouwen.

Het financiële gedeelte is op papier makkelijk te beoordelen: er staat een bedrag, dat vergelijk je met een ander bedrag. De sfeer, de uitstraling en het idee achter een locatie zijn veel lastiger over te brengen aan een tafel waar het vooral over cijfers en doelstellingen gaat. Wij noemen dat intern weleens de beslissingstafel: daar wordt gerekend, niet gevoeld. We schreven onlangs al over hoe je offertes met elkaar vergelijkt, want ook daar willen nog wel eens wat haken en ogen aan zitten (zo lees je een eventofferte).

Een tweede, minder zichtbaar probleem is dat de aanvrager soms buiten de beslissing wordt gehouden en niet volledig open kaart speelt richting de locatie. Dan denkt de locatie dat de deal goed loopt, wordt er een sterke pitch voorbereid, en komt de eventmanager uiteindelijk terug met de mededeling dat het bedrijf toch voor iets anders heeft gekozen, of dat de invalshoek van het hele event is aangepast. Voor de eventmanager voelt dat vervelend, en voor ons betekent het dat we een eventplan gemaakt hebben op basis van een idee dat nooit transparant gedeeld is.

Wanneer betrek je de beslisser, voordat je je eventlocatie pitcht aan je MT?

Het eerlijke antwoord: het liefst doe je dit veel eerder dan de meeste eventmanagers denken.

Als wij merken dat een aanvrager pas een dag voor het aflopen van de offerte nog om extra foto's of aanvullende informatie vraagt, weten we meestal al genoeg. Dat is meestal een teken dat de voorbereiding krap was en dat de beslisser nog niet is aangehaakt. Wij krijgen de beslisser zelf zelden aan de telefoon, dus het is aan jou als eventmanager om die connectie op tijd te maken.

Het ideale moment is voordat je aan de locatievergelijking begint. Ga bij de leidinggevende langs met een paar eenvoudige vragen: welke regio zoek je, welk budget past hierbij, en wat vind je zelf belangrijk in een locatie? Als iemand aangeeft dat bereikbaarheid met het openbaar vervoer een harde eis is, wil je dat weten voordat je drie offertes hebt aangevraagd bij locaties die alleen met de auto goed te bereiken zijn. Die informatie voorkomt dat je achteraf een pitch moet bijstellen omdat een basisvoorwaarde niet klopt.

Nog effectiever is het om de beslisser mee te nemen op locatiebezoek, of in ieder geval bij het intakegesprek te betrekken. Wij hebben weleens een pitch gedaan waarbij zowel de eventmanager als twee directieleden aan tafel zaten. Op het moment dat we een idee voor een interactief touchscreen-scherm voorstelden, kon een van de directieleden direct zeggen dat dit paste bij het thema van het event, en was de knoop diezelfde middag doorgehakt. Zonder die aanwezigheid had dat gesprek waarschijnlijk nog twee, drie schakels gekost.

Zo maak je je eventlocatie voelbaar als je MT er niet geweest is

Niet elke beslisser heeft tijd voor een locatiebezoek, en dat hoeft ook niet altijd. Wat wel helpt, is dat je het gevoel van de plek zo concreet mogelijk maakt.

Tip 1: gebruik beelden en sfeerimpressies strategisch

Foto's en video's werken het best als ze aansluiten op het type event. Voor een winterevent wil je beelden van de locatie in de winter zien, niet een zomerse impressie met terrasjes. Vraag bij je potentiële eventlocaties om sfeerbeelden die passen bij jouw moment, en vraag ook naar eerdere events die op jouw doelgroep lijken. Zulke informatie en beeldmateriaal maakt het voor een beslisser makkelijker om zich iets voor te stellen bij een plek waar hij zelf nooit is geweest.

Tip 2: vertel het verhaal van de locatie

Een locatie is meer dan een adres en een capaciteit. Ligging aan het water, een historisch gebouw, een duurzame aanpak: dat soort kenmerken raken mensen op een andere manier dan cijfers dat doen. Wij merken bijvoorbeeld dat de ligging van InnStyle aan de Maarsseveense Plassen voor sommige beslissers net een extra duwtje geeft, simpelweg omdat het een herkenning oproept die niets met budget te maken heeft, omdat ze bijvoorbeeld watersportliefhebber zijn. Zoek dat soort aanknopingspunten ook voor jouw locatie. Ben je zelf enthousiast en wil je je MT overtuigen? Breng je eigen gevoel en enthousiasme dan over. Die energie werkt aanstekelijk.

Tip 3: neem ze mee op een (virtuele) rondleiding

Als een fysiek bezoek er niet in zit, is een korte videoboodschap of virtuele rondleiding het beste alternatief. Bij InnStyle werken we bijvoorbeeld aan een persoonlijke videoboodschap die je met een voorstel kunt meesturen, zodat een beslisser een gevoel bij de locatie krijgt zonder dat hij fysiek langs hoeft te komen. Vraag je locatie of zoiets mogelijk is, of neem zelf tijdens je bezoek een korte video op die je kunt delen.

Wat hoort er in je pitch als je een eventlocatie voorlegt aan je MT?

"Pitch je alleen op cijfers, dan mist de beslisser het gevoel bij de locatie. Pitch je alleen op sfeer, dan heeft hij niets concreets om de keuze te verantwoorden."

Een goede pitch overtuigt op twee niveaus tegelijk: het hoofd en het gevoel. Pitch je alleen op cijfers, dan mist de beslisser het gevoel bij de locatie en blijft de keuze voor hem abstract. Pitch je alleen op sfeer en beleving, dan heeft diezelfde beslisser straks niets concreets in handen om de keuze te verantwoorden richting zijn eigen leidinggevende of het bestuur.

Deel 1: de zakelijke onderbouwing (ROI, reputatie, praktische zaken)

Begin altijd met het zakelijke deel, want daar kijkt iedereen als eerste naar. Wat is de doelstelling van het event, en hoe draagt deze locatie daaraan bij? Wat zijn de kosten, en wat zit daar precies in? Voeg ook praktische aspecten toe zoals capaciteit, bereikbaarheid, en desgewenst duurzaamheid, zeker als dat bij het beleid van je organisatie past. Dit deel moet kloppen en compleet zijn, want een beslisser die twijfelt over de cijfers, schuift de optie meteen opzij.

Deel 2: de emotionele onderbouwing (beleving, uitstraling, merkfit)

Zodra het zakelijke fundament staat, kun je de sfeer en de emotie toevoegen. Leg uit hoe de locatie past bij het thema en de uitstraling van je organisatie. Denk ook na over wat je gasten tijdens het event moeten voelen: welkom, geïnspireerd, verrast, tot rust gekomen, en beschrijf concreet hoe de locatie daaraan bijdraagt. Een ruimte met veel daglicht en uitzicht op het water werkt anders dan een congreshal zonder ramen, en dat verschil zie je terug in hoe gasten de dag ervaren en onthouden. Over de keuze tussen locatietypes schreven we hier. Vergelijk het gerust met het boeken van een reis: als je alleen op prijs vergelijkt, valt de toegevoegde waarde van een unieke plek weg. Bij een event is dat niet anders. De emotionele laag is het stuk dat een pitch onderscheidt van een simpele prijsvergelijking.

Antwoorden op de vragen die ze toch gaan stellen

Een beslisser stelt bijna altijd dezelfde vragen. Zorg dat je deze antwoorden al paraat hebt voordat je pitcht:

• Wat zit er precies in de prijs?
• Is dit het totaalplaatje, of komt er nog iets bij?
• Waarom is de ene offerte duurder dan de andere?

Neem ook kritieke punten mee die je van tevoren kunt wegnemen, zoals onverwachte kosten. Wij hebben weleens gezien dat een groep bij een andere locatie achteraf werd verrast door aparte parkeerkosten, wat voor een onprettige verrassing zorgde. Als je dat soort punten proactief benoemt in je pitch, of zelfs al de onzichtbare kosten opvraagt bij je locatie (lees hier meer over wat er allemaal bij een offerte komt kijken), neem je onzekerheid weg voordat die de kans krijgt te groeien.

Veelgemaakte fouten bij het pitchen van een eventlocatie

• Fout 1: je begint te laat - wie zijn beslisser pas een dag voor de deadline betrekt, heeft geen tijd meer om een goede pitch te bouwen en moet improviseren met wat er toevallig voorhanden is.
• Fout 2: je vergelijkt locaties die niet vergelijkbaar zijn - als de ene offerte alles inclusief personeel en eten bevat en de andere alleen de locatiehuur, vergelijk je in feite twee verschillende producten. Vraag bij elke offerte dezelfde onderdelen uit, zodat je een eerlijke vergelijking op tafel kunt leggen.
• Fout 3: je onderhandelt jezelf al omlaag voordat het gesprek is begonnen - sommige aanvragers noemen tegenover eventlocaties een lager budget dan wat er intern eigenlijk beschikbaar is, uit gewoonte om te onderhandelen. Wij hoorden laatst nog van iemand die op deze manier zelf een lager bedrag noemde, terwijl het werkelijke budget flink hoger lag. Dat werkt averechts: hoe lager je je eigen budget voordoet, hoe kleiner en soberder het voorstel dat je terugkrijgt, terwijl je het bedrag dat je écht tot je beschikking had, had kunnen inzetten voor een vollediger of beter passend voorstel dat óók beter aansluit bij de wensen vanuit het MT.

Als jij een eventplan laat maken dat past bij wat jullie gasten waard zijn, kom je zelf ook direct sterker over: je neemt jullie event serieus, en dat straalt af op hoe een beslisser naar jouw voorstel kijkt.

Hoe InnStyle je helpt de beslisser mee te krijgen

Bij InnStyle proberen we die vertaalslag voor je te vereenvoudigen. In elk voorstel dat we sturen, geven we niet alleen prijzen, maar ook een concreet extra advies dat je meteen kunt gebruiken in je pitch: een tip over het programma, een suggestie voor een activiteit, of een link naar relevante informatie. Dat is bedoeld om je bij je beslisser net dat stapje verder te helpen, zonder dat je zelf alles hoeft te bedenken.

We werken daarnaast aan persoonlijke videoboodschappen die je samen met het voorstel kunt versturen, zodat je beslisser de adviezen van de locatie voelt, zonder zelf langs te hoeven komen. En als we tijdens het intakegesprek merken dat een eventmanager zelf nog niet alle antwoorden heeft, zoals het exacte budget of de precieze randvoorwaarden, denken we actief mee over wat je nog kunt uitvragen bij je eigen organisatie voordat je verdergaat.

Van enthousiast plan naar goedgekeurde locatie

"Een locatiekeuze die goed voelt voor jou, is niet automatisch een voorstel dat wordt geaccordeerd."

Het verschil zit in hoeveel tijd je besteedt aan de vertaalslag naar je beslisser, en aan hoe vroeg je diegene erbij betrekt.

Herken je het gevoel dat je zelf overtuigd bent, maar niet goed weet hoe je dat overbrengt op iemand die de locatie nooit heeft gezien? Begin dan met een eenvoudig gesprek vooraf: vraag naar regio, budget en wat je beslisser zelf belangrijk vindt, en gebruik die antwoorden om je vergelijking en je pitch scherper te maken.

Als commercieel coördinator bij InnStyle help ik eventmanagers dagelijks bij precies dit soort gesprekken, van de eerste intake tot het moment dat je je eventlocatie pitcht aan het MT.

Wil je alvast verder lezen? In dit artikel lees je hoe je offertes van verschillende locaties eerlijk met elkaar vergelijkt, zodat je met een sterk onderbouwd verhaal naar je MT stapt.

Wil je sparren over jouw locatiekeuze, of wil je weten hoe wij je kunnen helpen met een offerte die je beslisser overtuigt? Plan een vrijblijvend locatiebezoek in of vraag een voorstel aan via onze website. Dan denken we met je mee over hoe je dit verhaal het beste op tafel legt.