Eventtechniek bij InnStyle: dit is mogelijk in InnSpiratie

Je bent aan het dromen over hoe je event eruit moet gaan zien, maar je hebt nog geen beeld van wat de technische mogelijkheden en eventuele beperkingen zijn. Je hebt wel een idee in je hoofd, maar je weet niet of dat realistisch is, of wat er wel en niet binnen je budget past. Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou.

Bij InnStyle werken we samen met First Impression, specialist in eventtechniek met 29 jaar ervaring. Daan Driessen is verantwoordelijk voor onze plenaire ruimte InnSpiratie, één van de drie ruimtes met premium techniek, en kent de locatie en het aanbod door en door. In dit artikel vertelt hij wat er in InnSpiratie mogelijk is, hoe dat per type event verschilt en wat je ongeveer moet reserveren qua budget als je een van de technische extra’s wilt inzetten.

Na het lezen weet je precies wat er in InnSpiratie (Locatie 1.0) kan, welke opties bij jouw event passen en wat een goede volgende stap is om dat concreet te maken.

Wat maakt InnSpiratie zo veelzijdig?

De eventtechniek in InnSpiratie is zo veelzijdig ingericht dat de ruimte geschikt is voor bijna elk soort event, aldus Daan. “InnSpiratie heeft een heel algemene uitstraling waardoor je er van alles mee kunt doen. Je kunt er een awardshow houden, maar ook een toffe feestavond, of juist een heel corporate setting.” Diezelfde ruimte, met dezelfde standaardtechniek, maar in drie totaal verschillende sferen.

Dat onderscheidt InnSpiratie ook van de andere twee plenaire ruimtes die First Impression heeft ingericht. Zo voelt Water in Locatie 2.0 zakelijk en licht vanwege de raampartij en Aarde heeft door de plantenwand juist een wat speelsere en warmere sfeer. Zoals Daan het samenvat: “Aarde kun je perfect inzetten voor feestavonden en lanceringen, en Water is juist ideaal voor corporate bijeenkomsten. InnSpiratie biedt dat beide.’’

De basis van die veelzijdigheid ligt in de vaste technische installatie: een groot podium, een LED-scherm met zijpanelen, en een lichtset die zowel een strak en zakelijk gevoel kan geven, als een speelse of feestelijke setting. Die zijpanelen kunnen los van het hoofdscherm content tonen, en allemaal bijdragen aan het vasthouden van de aandacht.

Wat is er mogelijk per type event?

Elk event vraagt om een andere insteek. Daan neemt de vijf meest voorkomende eventtypes door en laat zien hoe InnSpiratie zich daar telkens op aanpast.

Event 1: congres

Bij een congres draait het vooral om het informele gedeelte in de Foyer, naast het plenaire programma op het podium. Daan raadt in de hospitalityruimte als extra de Exposcreens aan: stalen frames met een 55-inch portretscherm. “Ik vind het altijd heel mooi als je daarop het dagprogramma, productfoto’s of sfeervideo’s laat zien.’’ Een andere optie is een grote touchscreentafel, om bijvoorbeeld een nieuwe website of productcatalogus te tonen. Beide zorgen ervoor dat bezoekers ook buiten het podium om iets te doen en te ontdekken hebben.

Event 2: productlancering

Bij een productlancering komt naast het fysieke product vaak ook een touchscreentafel kijken, net als bij een congres. Wat een productlancering extra kracht geeft, is het volledige feestpakket: streamers, vuurwerk (sparklers) en een mist-effect genaamd Low Fog, gecombineerd met een voorgeprogammeerde mini-lichtshow. Zo krijgt het moment van onthullen een duidelijke climax.

Event 3: awarduitreiking

Een awarduitreiking is waar InnSpiratie zich volgens Daan het meest kan bewijzen. Het sterkste voorbeeld dat hij noemt, is de recente awardshow van een e-commercebedrijf. Wat begon als een gewone corporate dag met sprekers, veranderde aan het einde in een volledig andere beleving: “Bij elke award die werd uitgereikt, veranderde niet alleen het grote LED-scherm, maar ook de zijpanelen. Dat waren wel 18 verschillende designs. Dat gebeurt normaal niet vaak.” Bij elke uitreiking kwamen er ook vuurwerk of streamers bij, zodat de bezoeker steeds opnieuw werd verrast. “Dat gaf een hele leuke boost aan het einde van de dag.”

Event 4: autolancering

Bij een autolancering draait alles om het verrassingseffect van de onthulling zelf. First Impression heeft hiervoor een valdoek beschikbaar: een groot doek dat aan een dak of truss hangt en met één druk op de knop valt, waarachter de auto tevoorschijn komt. Dit werkt zowel in InnSpiratie als in de Foyer.

Event 5: teambuilding

Bij teambuilding gaat het minder om een groot podiumprogramma en meer om sfeer en interactie. Denk aan een energizer met dynamische content op de zijpanelen, of een interactievere opstelling van de stoelen. Daan noemt hier de 360 graden-opstelling die bij eerdere programma’s is gebruikt: “Ik denk dat het bij opdrachtgevers past die niet enkel statisch willen zenden. Het geeft een huiskamergevoel: iedereen zit om elkaar heen, de spreker wordt van alle kanten aangekeken en beweegt de hele tijd om iedereen aan te kunnen kijken.” Deze opstelling is niet standaard, maar wel iets waar First Impression graag over meedenkt als het bij het programma past.

Mysolution - 360-graden opstelling

Welke technische extra’s worden vaak vergeten (en wat kosten ze ongeveer)?

Naast de vaste techniek in de ruimte is er een aantal kleinere technische extra’s die volgens Daan nog weinig worden ingezet, terwijl ze relatief laagdrempelig zijn.

Extra 1: de voorgeprogrammeerde mini-lichtshow

Normaal gesproken heb je een lichttechnicus nodig om de verlichting op muziek en in kleur te laten bewegen, en dat is een aardige kostenpost voor een hele dag. First Impression heeft daarom een alternatief ontwikkeld: een lichtshow van vijf tot tien seconden die vooraf wordt geprogrammeerd, zodat de audio- of videotechnicus die al aanwezig is er zelf op kan klikken, ook wel ‘het lichtstandje’ genoemd. Daan legt uit: “Het geeft een extra touch wanneer een spreker opkomt.” Voor een standaard mini-lichtshow rekent First Impression drie uur techniek, wat neerkomt op €232,50 als meerprijs op je totaalrekening. De show kan gedurende het hele event steeds opnieuw worden ingestart, met als enige beperking dat de lichtshow gedurende de hele dag hetzelfde blijft en niet tussentijds gewijzigd kan worden.

Extra 2: een mysterieuze mist

Voor een mysterieuzer effect kan er ook ‘low fog’ worden ingezet: een rookmachine die dikke, witte rook produceert die op het podium blijft liggen in plaats van meteen op te trekken. Daan gebruikte dit effect eerder bij een bedrijfsevent waarbij sprekers door de mist het podium op liepen. Hij ziet hier vooral kansen bij bekendmakingen: “Het biedt mysterie en spanning en het zou dan ook perfect zijn bij awardshows. Ik zou het niet bij een heel zakelijke setting aanbevelen.’’ Afhankelijk van de manier waarop de low fog wordt ingezet, maakt First Impression hier een maatwerkprijs voor.

Extra 3: het valdoek

Het valdoek is niet alleen geschikt voor autolanceringen. Daan ziet ook mogelijkheden voor een speelse opening van een programma: een doek dat de presentator of directeur onthult en daarmee de dag opent. Dat wow-gevoel maakt meteen dat gasten zin hebben in het event. Ook dit is maatwerk, dus de prijs hangt af van de precieze opstelling.

Extra 4: de LED-welkomstboog bij de entree

Wie verder wil kijken dan InnSpiratie, kan ook bij de entree van het gebouw iets neerzetten. Denk aan een LED-boog die bezoekers welkom heet en achteraf de gasten bedankt voor hun komst. Ook op het buitenterrein kan met techniek extra sfeer worden toegevoegd, bijvoorbeeld met vloerspots langs het pad in jullie huisstijl. Voor die vloerspots adviseert Daan er zes voor een pakketprijs van €275, dat is vaak al voldoende om een pad te verlichten. De LED-boog zelf is maatwerk en wordt op aanvraag geprijsd.

Waarom InnSpiratie kiezen bij InnStyle?

De combinatie van de ruimte en de vaste technische partner zorgt ervoor dat je als organisator weinig zelf hoeft te regelen in InnSpiratie. Daan merkt dat opdrachtgevers dit als groot voordeel ervaren: “Ze komen aan en alles staat al klaar. Ze hoeven zich geen zorgen te maken en kunnen meteen beginnen met de technische doorloop.” Presentaties, content en de gewenste effecten zijn dan al ingeladen en getest, zodat de dag zelf zonder stress van start gaat.

Daan benadrukt ook dat hij het liefst vanuit de wensen van de klant werkt, in plaats van zelf een lijst met opties te noemen. “Ik vraag altijd eerst wat de eventmanager voor ogen heeft. Natuurlijk ga ik daarop in met gepersonaliseerd advies, maar ik stel niet zomaar iets voor dat echt niet bij het event past. Vanuit die wensen en doelstellingen kan ik een beter voorstel maken.” Dat maakt een locatiebezoek de meest waardevolle stap in het proces, want uiteindelijk kun je technische effecten in het echt veel beter beoordelen dan vanuit een telefoongesprek. “Eigenlijk is mijn advies: kom langs bij InnStyle.’’

Ontdek zelf wat de eventtechniek in InnSpiratie voor jouw event kan betekenen

Als je één ding meeneemt uit dit artikel, is het dit: de eventtechniek in InnSpiratie is al veelzijdig genoeg voor een congres, een awardshow of een feestavond, en de kleinere effecten zoals de mini-lichtshow en de mist geven je programma gemakkelijk een extra touch, zonder dat je meteen een compleet nieuw budget met vier nullen hoeft vrij te maken.

Dat is precies waar veel eventmanagers tegenaan kunnen lopen als ze nog aan het oriënteren zijn: er is zoveel mogelijk dat het lastig is om in te schatten wat écht bij jouw event past. Door dat gevoel vroeg in het traject te bespreken met je contactpersoon van InnStyle en First Impression, houd je ruimte in je budget voor de dingen die het verschil maken, in plaats van dat je achteraf ontdekt wat je nog meer had kunnen doen.

Wil je zien wat InnSpiratie voor jouw specifieke event kan betekenen? Kom langs voor een locatiebezoek, zodat je direct kunt ervaren wat licht, geluid en de juiste extra’s met de ruimte doen. Heb je al een concreet event in gedachten? Doe dan een aanvraag bij InnStyle, dan koppelen we je zo vroeg mogelijk aan Daan en het team van First Impression.