Wat niet kan missen bij een event: een kijkje bij de eventregie van InnStyle

Als eventmanager zit je in het voortraject van je event geregeld samen met je accountmanager of event producer: je bespreekt het programma, stelt samen het draaiboek op en maakt afspraken over budget, wensen en details. Die persoon ken je inmiddels goed. Maar op de dag van je event zelf staat er bij veel locaties iemand anders naast je: een coördinator op de vloer, een partymanager – iemand die je nog niet eerder hebt gesproken maar die wel bepaalt hoe jouw dag daadwerkelijk verloopt. Bij InnStyle heet die persoon een eventregisseur. 

Bij InnStyle schrijven we vaak over het voortraject van het organiseren van een event. Maar over het team dat op de dag zelf voor hen klaarstaat, hebben we nog niet veel verteld. Juist omdat deze mensen cruciaal zijn voor hoe soepel jouw event verloopt, ging ik in gesprek met vier van onze eventregisseurs: Shanti de Haas, Marco van Veldhuizen, Stefan van der Linde en Stefan van der Veer. Zij vormen onder leiding van Tommie van Wijk samen met de Facilitair Manager en het Hospitality Supportteam het operatiehart van InnStyle. 

In dit artikel maak je kennis met het operationele team dat zodra het draaiboek staat, het stokje overneemt. Je leest wat een eventregisseur eigenlijk doet, wat je als opdrachtgever nooit doorhebt terwijl zij er wél druk mee zijn, en waarom dat precies is wat een event laat voelen als een geoliede machine in plaats van als chaos. 

Wie zijn de mensen achter de eventregie bij InnStyle? 

Geen van de vier is via een klassiek 'eventdiploma' bij InnStyle terechtgekomen. Marco komt uit een heel andere hoek: voordat hij de overstap maakte naar hospitality, werkte hij een tijd bij defensie. “Ik wilde meer met mensen bezig zijn en hen blij maken,” vertelt hij daarover. Anderen in het team hebben juist een horeca- of accountmanagementachtergrond, waarna ze de overstap naar events maakten. Shanti werkte voorheen bij een recreatiebedrijf en zet deze ervaring voort in de activiteiten die wij aanbieden aan de Maarsseveense Plassen. Wat de eventregisseurs verbindt, is dat geen van hen de hele dag alleen maar achter een laptop wil zitten. 

Dat is meteen ook waarom dit werk hen zo aantrekt. Voor de eventregisseurs ziet een ideale werkdag er heel anders uit: een uitdagend event, waarbij je vooraf alles al goed geregeld hebt zodat de basis staat en je van daaruit snel kan schakelen als de opdrachtgever of een gast iets nodig heeft. 

''Met een sterk draaiboek, weet je dat het event goed gaat verlopen en sta je al 1-0 voor. Dat is hoe je gasten blij maakt.''

Die combinatie van grondige voorbereiding en flexibiliteit op de dag zelf loopt als een rode draad door het gesprek met de vier regisseurs. Zij zijn degenen die als eerste binnenkomen en als laatste weggaan én ze zijn scherp genoeg om alles tot in de details voor te bereiden, maar flexibel genoeg om binnen een halve dag alles om te gooien als dat nodig is. Dat aanpassingsvermogen voel je binnen dit team. 

Marco van Veldhuizen

Voor de deur opengaat: de voorbereiding die je niet ziet 

Al voordat het event plaatsvindt, wordt de eventregisseur aangehaakt: samen met de event producer nemen zij het definitieve draaiboek door, stellen ze vragen over de behoeftes van de opdrachtgever en zorgen ze dat zij volledig op de hoogte zijn. Daarbij gaat het niet alleen om tijden en aantallen, maar ook om concrete details: de content op alle schermen, de bewegwijzering binnen de locatie, en de doelstelling achter het event. Is er een thema? Op welk gebied hebben eerdere bijeenkomsten wel of niet goed gewerkt? Die overdracht en alertheid bepaalt hoe soepel de dag straks verloopt, zonder dat jij daar zelf voor hoeft te zorgen. 

Op de ochtend zelf is er nóg een controlemoment. Leveranciers en cateraars worden op een vast tijdstip verwacht, en de eventregisseurs lopen dan het hele draaiboek nogmaals door: staat alles klaar, is iedereen aanwezig, klopt de tijdlijn nog? Daarna volgt de personeelsbriefing: wie is de opdrachtgever, wat is het doel van de dag, wat voor gasten komen er, en welke extra service past bij deze specifieke groep? Een medewerker die weet waarom gasten er zijn, kan daar tijdens de dag op inspelen, iets wat bij een gewone horecadienst niet standaard is. Je zou kunnen zeggen dat een goede eventregisseur wel tien paar ogen nodig heeft: ze kijken naar leveranciers, personeel, gasten én de eventorganisator.  

Wat je als eventmanager wél merkt, maar waar je zelf niet mee bezig hoeft te zijn 

Naast dat de eventregisseurs continu zichtbaar zijn op de vloer, bieden zij ook iets wat niet direct te zien is, maar wat je wel voelt: rust. Hoe goed je je ook voorbereid, het is helemaal niet gek dat je toch vol met adrenaline en wat gezonde spanning binnenkomt bij een eventlocatie – dit is namelijk hét moment dat alles moet gaan gebeuren. De eventregisseur heeft hierin een belangrijke rol, beaamt Marco: ''Nadat we het draaiboek met de opdrachtgever doornemen, zien we dat een gespannen contactpersoon tot rust komt. Dan voel ik het vertrouwen dat ik terugkrijg en weet ik dat het allemaal goed gaat komen.''

Alles waaraan je als eventmanager dan niet meer hoeft te denken, wordt op de achtergrond alsnog geregeld. Denk aan wensen van individuele gasten, het vooruitdenken over de volgende pauze terwijl de huidige nog bezig is, het op tijd ombouwen van een ruimte of het overnemen van andere taken waar jij zelf stress aan ervaart. Een concreet voorbeeld: heeft een gast tijdens de lunch onverwacht een allergie of dieetwens die niet vooraf is doorgegeven? Dan schakelt het team dat moment nog snel met de cateraar, zodat niemand met een lege maag zit. ''Precies die ontzorging, is wat je als eventmanager voelt bij ons,'' aldus Stefan van der Veer. 

En de details tellen mee. Jouw eigen koffiebestelling die klaarstaat, zonder dat je het hebt gevraagd, een individuele voorkeur die is onthouden... naarmate we een organisatie vaker terugzien, leren we elkaar steeds beter kennen. Ook het personeel zelf hoort daarbij: het barpersoneel staat nooit te kletsen of te wachten tussen de bediening door - juist die netheid en representatie zijn onderdeel van waarom opdrachtgevers voor InnStyle blijven kiezen. 

Shanti de Haas

Als het misgaat: de stroomstoring die niemand zag aankomen 

Grondig voorbereiden is één ding, maar het echte werk van een eventregisseur zie je pas als er iets misgaat. Zo noemde Marco de stroomstoring waar we afgelopen zomer mee te maken hadden. Tijdens een event met marktkramen, tv-schermen en veel techniek, viel alles stil. En dan? 

Dan denkt de eventregisseur direct in mogelijkheden en komt het gehele team van InnStyle bijeen om de situatie op te lossen. Uiteindelijk verplaatste het event zich binnen twintig minuten naar een andere ruimte op ons terrein, met alles erop en eraan. 

''Op zo’n moment moet je weten wat je van je team kunt verwachten, ook van de collega’s op het kantoor, en er blind op kunnen vertrouwen dat wat je vraagt ook echt geregeld wordt. Terwijl de eventregisseur het gesprek met de opdrachtgever voert, wordt er op de achtergrond al geschakeld. Zoiets lukt alleen als een team elkaar door en door kent, en dat vertrouwen bouw je niet op tijdens een crisis, maar in alle rustige momenten daarvoor.''

Wat een goede eventregisseur onderscheidt 

Wat is het verschil dan met een eventregisseur of partymanager die het werk 'gewoon goed doet' en iemand die er echt in uitblinkt? ''Verder kijken dan het draaiboek,'' volgens Stefan van der Linde. Het draaiboek is de basis, maar het onderscheid zit in het meedenken: zien waar nog winst te behalen is, ook als daar niet expliciet om is gevraagd door de opdrachtgever. Bijvoorbeeld het verlengen van de inloop, omdat nog niet elke gast aanwezig is vanwege grote files. Op zo’n moment is het waardevoller om te kunnen schakelen, dan om precies vast te houden aan de tijden in het draaiboek. 

Stefan van der Veer

Waar InnStyle's eventregisseurs nog in willen groeien 

Het gesprek eindigde niet bij wat er al goed gaat, maar bij waar het team zelf nog stappen wil zetten. Voor Marco zit dat vooral in blijven innoveren: van de arrangementen tot de techniek tot het meubilair op de locatie. 

''Stilstaan, dat woord kennen wij hier niet.''

Concreet betekent dat op dit moment onder andere een grondig onderhoud aan het terrein, en het nog scherper volgen van trends in de markt: wat doen andere eventlocaties, en wat kunnen wij daarvan overnemen of juist beter doen? Ook wordt er gekeken naar hoe terugkerende knelpunten sneller worden opgelost, zodat deze meteen bij het volgende event worden verbeterd. 

Voor jou als opdrachtgever betekent dat: een ambitieus team dat er voor jou is, dat nooit stilstaat en dat steeds scherper kijkt naar dingen die jouw event nog sterker maken. 

Vijf tips van de eventregisseurs voor een soepele eventdag 

Uit het gesprek kwamen ook concrete adviezen naar voren die je zelf als opdrachtgever kunt toepassen: 

• Deel je wensen zo vroeg mogelijk: hoe meer het eventregieteam vooraf weet over je doel, je gasten en je verwachtingen, hoe beter zij daarop kunnen inspelen, ook als er op de dag zelf iets verandert. 
• Zorg voor één duidelijk aanspreekpunt: zeker bij grotere organisaties met meerdere betrokkenen werkt één aanspreekpunt beter dan een groep van vijf of acht mensen die allemaal hun eigen idee willen laten horen tijdens een locatiebezoek of draaiboekbespreking. 
• Neem bij twijfel gewoon contact op: twijfel over de invulling van je event is geen reden om te wachten, maar juist om het meteen te bespreken. Zo voorkom je verrassingen achteraf. 
• Houd rekening met het spitsuur bij een vroege start: vooral bij interne events kan de aankomsttijd flink uitlopen door de file. Communiceer dat vooraf richting je gasten, zodat een sessie niet meteen vertraagd van start hoeft te gaan. 
• Bevestig de opkomst bij interne events actief: bij interne bijeenkomsten melden gasten zich makkelijker af, dan bij een extern georganiseerd event waar zij een ticket voor moeten kopen. Een korte herinnering of belactie voorkomt teleurstellende opkomstcijfers en onnodige geld- of voedselverspilling.

Stefan van der Linde

Tot slot: waarom regie het verschil maakt 

Nu je weet wat er allemaal gebeurt tussen het moment dat de eventregisseur jou ontvangt en het moment dat je gasten weer naar huis gaan, hoop ik dat je met nog meer vertrouwen naar jouw volgende event kijkt: jij kunt je bezighouden met de inhoud en met je gasten en hoeft niet op leveranciers, techniek of andere randzaken te letten. 

Dat is precies waarom je bij InnStyle niet alleen een locatie boekt, maar ook een team dat verder kijkt dan het draaiboek. Shanti, Marco, Stefan van der Linde en Stefan van der Veer staan bij elk event weer klaar, van een klein zakelijk overleg tot een groot jubileum, met dezelfde combinatie van grondige voorbereiding en scherpte op de dag zelf. 

Wil je zelf ervaren hoe dat voelt? Vraag een vrijblijvend voorstel aan via onze website, of plan een locatiebezoek in, dan maak je zelf kennis met het team dat op de dag zelf voor jou klaarstaat.