5 zakelijke events die je dit najaar kunt organiseren

Weet je nog niet welk type event dit najaar bij je bedrijf past? En twijfel je of een klassiek congres eigenlijk wel de beste keuze is, of dat een ander soort event meer oplevert voor je team of je gasten?

Bij InnStyle zien we elk najaar dezelfde trends terugkomen: bepaalde eventtypes werken structureel beter in deze periode dan andere, en de keuze hangt sterk af van wat je met je gasten wilt bereiken. We organiseren al 30 jaar events voor bedrijven als Rabobank, bol. en Nike, en zien dat de meeste twijfel wegvalt zodra de opties helder op een rij staan.

In dit artikel bespreken we vijf zakelijke events die je dit najaar kunt organiseren: het congres, teambuilding, de beurs, de productpresentatie en het bedrijfsfeest. Per type leggen we uit wat het inhoudt, voor welk doel het geschikt is, en waarom het najaar er juist goed bij past.

Waarom het najaar het perfecte moment is voor een zakelijk event

September, oktober en november zijn voor veel organisaties de maanden van de eindejaarsdrukte: jaarbudgetten moeten nog besteed worden, de eindsprint naar de jaardoelen is begonnen en teams komen na de zomer weer bij elkaar. Dat maakt het najaar een logisch moment om kennis te delen, te netwerken, een product te lanceren of het jaar samen af te sluiten.

Toch is dit ook de periode waarin veel eventmanagers automatisch teruggrijpen naar wat ze vorig jaar ook deden. Herkenbaar, maar niet altijd de beste keuze. Het weer speelt in het najaar een grotere rol dan in de zomer, maar dat betekent niet dat je opties beperkt zijn. Het betekent vooral dat de locatiekeuze net zo belangrijk wordt als het type event zelf. Bij InnStyle organiseren we alle vijf de eventtypes hieronder op onze eigen binnen/buitenlocatie aan de Maarsseveense Plassen, met daglicht en uitzicht op het water, ook als het weer tegenzit.

Wil je weten hoe je zo'n event ook praktisch neerzet, van planning tot logistiek? Bekijk dan onze praktische checklist voor het organiseren van een event in het najaar.

5 zakelijke events die dit najaar bij InnStyle passen

Event 1: congres

Een congres draait om kennisoverdracht: meerdere sprekers, presentaties of sessies rond één thema, met als doel dat deelnemers iets leren of anders naar een onderwerp gaan kijken. Dit type event past goed bij bedrijven die de eindejaarsdrukte willen aftrappen met een gezamenlijke kennisdag, of die een strategische boodschap willen overbrengen aan medewerkers of klanten.

Een congres vraagt om een omgeving waarin deelnemers scherp blijven, ook na de derde presentatie van de dag. Daglicht en frisse lucht maken daarbij het verschil. Toen Canon Information Management Solutions voor het eerst al haar vijf divisies op één podium samenbracht tijdens het event FUSION, met 250 tot 300 internationale gasten, was de vraag niet alleen een eenvoudige ruimte met genoeg stoelen. Het programma vroeg om ruimte voor plenaire sessies én verdieping in kleinere groepen. “Vanaf het begin werd er actief meegedacht. Je merkt meteen: bij deze locatie weten ze wat ze doen,” aldus Sandra van Horen, die het event begeleidde vanuit het communicatieteam. Ook Mysolution kiest voor deze aanpak bij haar jaarlijkse klantendag, met een 360-gradenopstelling die de energie in de zaal hooghoudt in plaats van te laten wegzakken.

Let er wel op dat bij een congres zonder afwisseling en zonder sterke inhoud, de aandacht van deelnemers snel wegzakt, hoe goed de locatie ook is.

Event 2: teambuilding

Teambuilding richt zich op verbinding: teams die samen worden uitgedaagd, van outdoor activiteiten tot verdiepende workshops. Dit type event past goed in het najaar, juist omdat teams na een vakantieperiode en aan het begin van de najaarspiek vaak weer even bij elkaar moeten komen voordat de eindsprint naar het jaareinde losbarst.

Teambuilding werkt het best als dit onderdeel aansluit bij wat er de rest van de dag al gebeurt. Bij een opdrachtgever die een intensief trainingsprogramma wilde combineren met teambuilding, werkten we samen met een extern trainingsbureau om activiteiten en reflectiemomenten in elkaar te laten overlopen: deelnemers voerden een activiteit uit, evalueerden onderling wat ze hadden gezien, en deden het daarna nog eens anders. Het resultaat was zichtbaar in meer samenwerking tijdens de activiteit zelf, en in gespreksstof die de rest van de dag doorliep. Meer weten over hoe je de juiste activiteit kiest bij jouw event? Lees ook hoe je een activiteit kiest voor je zakelijke event.

Teambuilding werkt alleen als de activiteiten duidelijk aansluiten bij een doel; kies je een activiteit die los staat van waar de dag verder om draait, dan voelt het voor deelnemers al snel als een verplicht nummer.

Event 3: beurs

Een beurs draait om ontmoeten, inspireren en zakendoen. Exposanten en bezoekers komen samen op één locatie, vaak met stands, presentaties en netwerkmomenten. Dit type event is geschikt voor bedrijven die producten of diensten willen laten zien aan een grotere groep bezoekers, of die relaties en potentiële klanten in één dag willen bereiken.

Voor een beurs is bereikbaarheid en flexibiliteit belangrijker dan bij de meeste andere eventtypes: bezoekers moeten makkelijk kunnen parkeren en de ruimte moet zich kunnen aanpassen aan het aantal stands en bezoekers. Bij InnStyle bieden we flexibele binnen- en buitenlocaties met 1.000 gratis parkeerplekken, zodat exposanten en bezoekers zich meteen welkom voelen, ook als de beurs op een regenachtige novemberdag valt.

Het effect van een beurs hangt sterk af van hoeveel interactie er tussen bezoekers en exposanten wordt gestimuleerd. Zonder bewuste momenten om te netwerken, blijft het bij losse standbezoeken in plaats van gesprekken die verder gaan.

Event 4: productpresentatie

Een productpresentatie is de lancering van een nieuw product of dienst, waarbij de setting het verhaal moet versterken in plaats van afleiden. Dit type event past bij bedrijven die in de eindejaarsdrukte nog een nieuw product op de markt brengen, of die relaties en pers willen uitnodigen voor een onthulling die bijblijft.

Het najaar is voor veel productlanceringen een bewust gekozen moment: budgetten voor het huidige jaar moeten nog worden ingezet en het laatste kwartaal is voor veel sectoren commercieel het belangrijkste van het jaar. Marketingmanager Eef Vanrusselt van Beherman Motors had voor de lancering van de elektrische bestelwagen Farizon V7E maar één maand voorbereidingstijd. Ze bezocht meerdere locaties in Utrecht, maar wist direct dat het InnStyle zou worden: “Ik liep het terrein op en wist meteen: dit wordt het gewoon. Geen moeilijke keuze.” Het middagprogramma was oorspronkelijk bedoeld voor 50 gasten, maar liep uiteindelijk op tot 100 dealers en relaties.

Een productpresentatie is een eenmalig moment, dus het is belangrijk om er ook omheen genoeg reuring te creëren, bijvoorbeeld via PR, zodat het effect van het event online langer voelbaar blijft dan alleen op de dag zelf.

Event 5: bedrijfsfeest

Een bedrijfsfeest is het moment om het jaar af te sluiten en waardering te tonen naar medewerkers of relaties. Denk aan een borrel, een themafeest of een diner met entertainment. Dit type event past bij bedrijven die de eindejaarsdrukte willen afsluiten met een moment van erkenning, na een jaar waarin veel van medewerkers is gevraagd.

Een bedrijfsfeest wordt vaak als laatste in het jaar gepland, wat betekent dat populaire data en locaties in het najaar snel volgeboekt zijn. Wacht daarom niet tot december om een datum vast te leggen. Bij InnStyle organiseren we bedrijfsfeesten van een borrel aan het water tot een bruisend themafeest, met aandacht voor wat past bij jouw team en de gesprekken die je gasten nog lang bijblijven.

Houd er rekening mee dat het effect van een bedrijfsfeest lastiger te verantwoorden is richting een budgethouder dan bij de andere eventtypes, omdat waardering minder meetbaar is dan bijvoorbeeld leads of kennisoverdracht. Ga hierbij vooral in op HR-KPI’s zoals werknemerstevredenheid en -retentie.

Welk eventtype past bij jouw doel?

De vijf eventtypes op een rij, met het doel waarvoor ze het meest geschikt zijn en waarom het najaar er goed bij past:

''De keuze voor een eventtype begint bij je doelstelling, niet bij wat je vorig jaar ook deed.''

Wil je dat gasten iets leren, kies dan voor een congres. Wil je dat je team weer met elkaar verbonden raakt na een drukke periode, dan is teambuilding een logischere keuze dan een plenaire presentatie. Wil je zakendoen met een breed publiek, dan past een beurs beter dan een intern event. Wil je een nieuw product onder de aandacht brengen, dan is een productpresentatie de aangewezen vorm. En wil je het jaar afsluiten met waardering voor je team, dan is een bedrijfsfeest de juiste keuze.

Houd bij elk type ook rekening met het najaarsweer. Een congres of productpresentatie kan volledig binnen plaatsvinden zonder dat dit afbreuk doet aan de ervaring. Teambuilding en een bedrijfsfeest profiteren juist van een locatie die ook buitenruimte biedt, mits er een goed plan B is voor als het toch flink gaat regenen.

Kies het eventtype dat dit najaar bij jou past

Elk van deze vijf eventtypes vraagt om een andere aanpak, maar ze hebben één ding gemeen: de keuze wordt makkelijker zodra je doelstelling helder is. Dat is precies waar veel eventmanagers in het najaar tegenaan lopen, met een volle agenda en weinig ruimte om alle opties zelf uit te zoeken.

Bij InnStyle organiseren we deze vijf eventtypes al 30 jaar, voor opdrachtgevers als Rabobank, bol. en Nike, op één locatie aan de Maarsseveense Plassen met daglicht, ruimte en een plan voor elk weertype. Wil je sparren over welk eventtype dit najaar bij jouw doel past? Vraag een vrijblijvend voorstel aan via onze website, zodat je dit najaar niet begint met twijfel, maar met een event dat past bij wat je wilt bereiken.