Netwerkborrel organiseren: zo praten gasten écht met elkaar

Je organiseert een congres, seminar of personeelsdag, en aan het einde van het programma staat een netwerkborrel gepland. Op papier ziet het er goed uit: gezellige sfeer, wat statafels, lekker eten en drinken erbij. Maar je hebt het al vaker meegemaakt: gasten zoeken meteen de collega's op die ze al kennen, en tegen de tijd dat elke deelnemer een drankje heeft, staat iedereen alweer in hetzelfde groepje als tijdens de lunch. Het label ''netwerken'' hing erboven, maar in feite zorgde het er gewoon voor dat iedereen nog iets fris dronk voordat ze naar de auto vertrokken, zonder dat er echt interessante gesprekken ontstonden. Hoe zorg je dat dit programmaonderdeel wél oplevert waarvoor het bedoeld is, zonder dat je het aan het toeval overlaat?

Ik werk als event producer bij InnStyle en begeleid regelmatig congressen, seminars en personeelsdagen waarin een netwerkborrel een vast programmaonderdeel is. Wat mij hieraan opvalt: het lijkt het makkelijkste onderdeel van de dag, maar het is vaak het moment waar het minst over wordt nagedacht. Er wordt een ruimte en een drankje geregeld, en verder moet het zichzelf maar oplossen. Terwijl juist dit onderdeel, met een beetje sturing, het verschil maakt tussen gasten die na afloop zeggen ''ik heb echt interessante en leuke mensen ontmoet'' of gasten die alleen met collega's hebben gepraat die ze al kenden.

In dit artikel neem ik je mee in hoe je een netwerkborrel opbouwt, welke tips echt verschil maken, welke energizers wel en niet werken, en of binnen of buiten voor je werkt, afhankelijk van het weer.

Netwerkborrel organiseren: hoe zorg je dat het geen verplicht nummertje wordt?

Een netwerkborrel die zonder enige sturing vanzelf goed gaat, bestaat eigenlijk niet. Zet je gewoon statafels neer, geef je iedereen een drankje en hoop je dat het goed komt, dan gebeurt precies wat je probeert te voorkomen: mensen zoeken de veilige, bekende gezichten op. Dat is geen onwil van bezoekers, maar een stuk comfort dat niet makkelijk is om los te laten.

''Mensen breken dat patroon zelden uit zichzelf. Je moet ze net dat duwtje geven.''

Ik zie ook vaak dat organisatoren gasten voorafgaand aan het event al koppelen, bijvoorbeeld via een app die aangeeft wie goed bij wie past, maar dat er op de dag zelf niets meer mee wordt gedaan. Dat is zonde van het werk dat er vooraf al in is gestoken. Een netwerkmoment dat werkt, vraagt dus net dat beetje extra sturing tijdens de verschillende dagdelen van je event.

De 4 stappen die altijd terugkomen bij het plannen van een netwerksessie

• Stap 1: begin bij verwachtingsmanagement - communiceer vooraf duidelijk wie er komt en wat het doel van het netwerken is, zodat gasten weten wat ze kunnen verwachten. Werk waar mogelijk met naambadges inclusief bedrijfsnaam en functietitel, zodat iedereen in één oogopslag ziet wie ze voor zich hebben.
• Stap 2: laat het netwerken al eerder op de dag beginnen - neem je subsessies op in het programma? Laat mensen daar dan al met elkaar in gesprek gaan. Zo is de borrel niet het enige moment waarop mensen elkaar moeten vinden, en ligt de drempel om daarna verder te praten al een stuk lager.
• Stap 3: kies de timing bewust - plan het netwerkmoment niet direct aan het begin van de dag of enkel aan het einde, maar juist direct nadat er al een plenair gedeelte en subsessies zijn geweest. Zo hebben gasten meteen iets gemeenschappelijks om over te praten, in plaats van dat ze bij binnenkomst zelf een gesprek moeten openen. Tegelijkertijd geldt ook: als je de gasten alleen laat netwerken aan het einde van de dag, loop je het risico dat ze snel naar de parkeerplaats vertrekken. Het liefst bouw je het netwerken dus midden op de dag in je programma.
• Stap 4: denk vanaf het begin na over de opstelling - wij houden bij de indeling van de ruimte al rekening met netwerken: we plaatsen stafels en zetten naast de lage tafels nooit een stoel aan de kop. Zo is er altijd ruimte om aan te sluiten bij een gesprek, in plaats van dat een tafel direct vol oogt.

Heb je nog geen concreet plan voor je netwerkmoment? Dat hoeft niet erg te zijn: ik denk vanaf het eerste gesprek met je mee over opstelling, activiteiten en timing, ook als je zelf nog niet precies weet wat je wilt.

Welke 5 InnStyle-tips zorgen dat gasten écht met elkaar praten?

• Tip 1: werk met een trigger in plaats van erop te vertrouwen dat het vanzelf goed komt - kaartjes met gespreksonderwerpen of -vragen op tafel, of een spel dat mensen aan het praten zet, stimuleert bezoekers om iemand aan te spreken die ze nog niet kennen. Ongemakkelijk? Als je het goed organiseert, is dat het juist niet.
• Tip 2: gebruik voor elk eet- en drinkmoment dezelfde ruimte - koffie, lunch en de borrel vinden allemaal in dezelfde hospitalityruimte plaats, zoals in het Leisure Café. Doordat gasten daar meerdere keren per dag doorheen lopen, staan ze elke keer weer op een ander moment tussen andere mensen. Zo ontstaan er over de hele dag verspreid nieuwe combinaties, in plaats van dat je maar één moment hebt om mensen met elkaar in contact te brengen.
• Tip 3: houd de borrel kort en geconcentreerd - als je de borrel toch aan het einde van je programma plant, onthoud dan: mensen willen tegenwoordig sneller naar huis dan een paar jaar geleden, dus laat een netwerkborrel niet eindeloos vrijblijvend doorlopen. Zet liever in op kwaliteit dan op lengte: denk aan een bijzondere non-alcoholische cocktail en entertainment of een spel- of feestelement waar gasten voor blijven.
• Tip 4: zorg dat niemand met een lege maag vertrekt - juist omdat gasten sneller weg willen, is het een risico dat ze het eten overslaan, terwijl jij wel voor iedereen hebt ingekocht. Zet daarom bij het verlaten van de laatste ruimte gelijk de drinks & bites klaar, zodat ze eerst iets eten voordat ze naar de deur lopen. Zo vertrekken je gasten zonder trek en met positieve energie en voelen ze dat ze goed in de watten gelegd zijn tijdens jouw event.
• Tip 5: soms hebben mensen beweging nodig om met elkaar in gesprek te gaan – stilstaan met een drankje in de hand levert niet vanzelf een goed gesprek op. Voeg daarom liever een activiteit toe die je gasten in beweging brengt, zoals golf afslaan of boogschieten vanaf het terras. Een gedeelde activiteit geeft mensen een reden om naast elkaar te staan en verlaagt de drempel om met een vreemde te praten. En dat hoeft niet duur te zijn: voor zo’n €475 per uur activeer je je gasten al.

Welke energizers en activiteiten werken binnen, en welke buiten?

Binnen zijn er volop opties om een groep door elkaar te husselen. Bij een activiteit als Be Nice, Break the Ice scant iedereen een QR-code, krijgt daarmee een kleur toegewezen en moet vervolgens een groep vormen en aan de slag gaan met gespreksvragen die al klaarstaan in de app. Ook een interactief spel als een Kamelenrace, waarbij groepen samen vragen beantwoorden, zorgt voor energie en een gedeeld gespreksonderwerp achteraf. En bij een Wol-act vertelt de spreker een verhaal en gooit die bollen wol door de ruimte om mensen letterlijk aan elkaar te verbinden – een soort cupido voor je eventgasten!

Buiten werkt vooral alles wat mensen samen in beweging brengt: golf afslaan of boogschieten op het terras zijn relatief betaalbare toevoegingen die zorgen dat gasten langer op het event blijven hangen en een reden hebben om met elkaar in gesprek te gaan.

Niet elke activiteit is geschikt voor een netwerkmoment. Iets als een racesimulator is op zichzelf erg leuk, maar dit doe je alleen. Dat draagt dan niets bij aan het netwerken. Hetzelfde geldt voor het indelen van een vaste zitplaats aan een lange tafel: dan kom je zelden verder dan een gesprek met de vijf mensen om je heen.

Wat is plan A en plan B als het weer niet meewerkt?

Bij InnStyle is de hospitalityruimte (Leisure Café, Foyer 1.0, Hout en Foyer 2.0) altijd een combinatie van binnen en buiten. De bar staat standaard binnen, maar bij mooi weer zetten we de schuifpuien volledig open, zodat binnen en buiten in elkaar overlopen onder de overkapping of op het open terras. Het is dus zelden een harde afweging tussen ''we doen het buiten'' of ''we doen het binnen''. Het weer bepaalt vooral hoeveel ruimte je daadwerkelijk buiten kunt benutten.

Wil je nog verder uitbreiden naar buiten en niet alleen onder de overkapping blijven, dan kan dat met slecht weer met tenten, maar dat is iets dat we van tevoren samen afstemmen. Voor de meeste netwerkmomenten is de vaste combinatie van hospitalityruimte met aangrenzend terras voldoende, en je hoeft dus niet bij elke weersvoorspelling een volledig alternatief plan klaar te hebben.

Welke ruimte het beste werkt, hangt vooral af van het aantal gasten en of er wel of geen diner op het programma staat. Bij grotere groepen, vanaf 170 personen, past een ruimte als onze grote Foyer in Locatie 1.0 beter; bij kleinere gezelschappen kies je eerder voor een compactere ruimte in Locatie 2.0.

Klaar om jouw netwerkborrel neer te zetten?

Een netwerkborrel die écht werkt ontstaat niet zomaar. Het draait om een aantal bewuste keuzes: goed verwachtingsmanagement vooraf, een opstelling die gesprekken uitlokt, een activiteit die mensen samenbrengt in plaats van uit elkaar houdt, en een netwerkmoment dat kort en interessant genoeg is om mensen te blijven prikkelen. Dat is het verschil tussen gasten die na afloop zeggen dat ze nieuwe contacten hebben opgedaan, en gasten die alleen met collega's hebben gepraat die ze al kenden.

Bij InnStyle denk ik daar vanaf het eerste gesprek over mee. Niet alleen over de ruimte, maar ook over de opstelling, de activiteiten en het weerplan dat daarbij past. Benieuwd hoe wij je verder helpen bij InnStyle? Lees dan ook wanneer echte ontzorging de investering waard is, of bekijk onze tips om een event energiek te houden.

Wil je sparren over welke netwerkopzet het beste past bij jouw event? Vraag een vrijblijvend voorstel aan, of neem contact met mij op om te bespreken wat er allemaal mogelijk is.

Foto's: Mysolution en Fitchd