50 events & 7.000 gasten: dit leer je over zakelijke events organiseren tijdens het hoogseizoen

Eventmanagers kunnen weer ademhalen en de schouders laten zakken: het hoogseizoen voor zakelijke events zit erop. Ook bij InnStyle stonden we tot de eerste week van juli non-stop volgepland met tientallen events, duizenden gasten en regelmatig drie tot vier events tegelijk onder hetzelfde dak. Nu het stof is neergedaald, is het moment om terug te kijken. En vooral: om te delen wat we geleerd hebben.

Want als je een zakelijk event plant in het hoogseizoen, vraag je je misschien af: krijgt mijn event straks wel de aandacht die ze verdient, of moet ik die dag delen met drie andere opdrachtgevers die hetzelfde verwachten? Dat is een eerlijke vraag, en één die wij ons als team elke dag opnieuw stelden.

Ik ben Tommie, operationeel manager bij InnStyle. In deze terugblik neem ik je mee in hoe wij dit hoogseizoen hebben aangepakt, waar we tegenaan liepen en wat we ervan leerden. Zo weet jij als eventmanager precies waar je op kunt letten bij het organiseren van een zakelijk event tijdens de drukste periode van het jaar.

Zakelijke events organiseren tijdens het hoogseizoen: zo zag juni bij InnStyle eruit

Bijna 50 events in anderhalve maand, drie keer zo druk als normaal

Het hoogseizoen liep van eind mei tot begin juli, en in totaal kwamen we op bijna 50 events met ruim 7.000 genodigden in die periode. Events organiseren tijdens het hoogseizoen betekent voor ons vooral: hetzelfde werk in veel minder tijd.

Het bijzondere is dat het niet aanvoelt als tien keer zo druk, ondanks dat het er soms wel zo uitziet. Onze voorbereiding stond goed: de planning klopte en de personeelsbezetting was op orde, waardoor het ondanks lange dagen behapbaar bleef. Daarom beginnen we hier maanden van tevoren al mee.

De grootste uitdaging: weersomslagen en leveranciers

Er waren ook wat uitdagingen. We hadden te maken met tropisch weer: een aankomende storm waarbij we binnen no-time moesten schakelen, en de hitte die ook weer eigen uitdagingen met zich meebracht, zoals lastminute inhuur van extra airco-units en meer waterpunten.

Waar we het meest van leerden, was de afstemming met leveranciers. Tijdens een drukke periode lopen partijen soms door elkaar, en kleine onduidelijkheden die in een rustige maand geen probleem zijn, vallen dan meer op.

''Het is een boeking bij InnStyle, niet bij een leverancier. Dus als het misgaat, lossen wij het op, niet de leverancier. Dat is het grote leerpunt: dat moeten we volgend jaar nog scherper stellen.''

Onze conclusie: we moeten onze verwachtingen naar partners nog scherper stellen, en dat al in het voortraject doen, niet pas als het misgaat. Zoals ik het mijn team altijd benoem: wij zijn verantwoordelijk, ook als een derde partij iets te wensen overlaat.

Tegelijkertijd: zonder onze leveranciers staan wij nergens. Zij zijn een onmisbaar onderdeel van elk event dat we draaien, en ook tijdens dit hoogseizoen hebben ze keihard gewerkt om er samen het beste van te maken. De samenwerking is een lopend proces, en juist omdat we elkaar nodig hebben, blijven we investeren in die relatie. Zo leren we samen van wat beide partijen nodig hebben en staan we er bij het volgende event nóg beter voor.

Het hoogtepunt: vier tot vijf events op één dag draaien

Mijn persoonlijke hoogtepunt van dit hoogseizoen is dat we op sommige dagen vier tot vijf events tegelijk draaiden, en daarbij steeds sneller konden schakelen als er iets misging. Kwam een levering niet op tijd, dan haalden we het zelf op. Ging er iets mis op de vloer, dan loste het team het tot in de details op, zonder dat de opdrachtgever er iets van merkte.

''Het meesterwerk ligt uiteindelijk altijd bij de eventregisseurs. Zij staan op de vloer en moeten het event van A tot Z op orde brengen. Onze horecamedewerkers hebben ook echt de schouders eronder gezet. De werkethiek van het team in de afgelopen periode, daar ben ik echt trots op.''

Want dat is het belangrijkste: een opdrachtgever heeft geen boodschap aan hoe druk het bij ons is. Die wil simpelweg dat zijn of haar event goed staat, en terecht. Of er nu vier andere events zijn, of helemaal geen.

Dat we daar, ondanks soms wel vier verschillende events op dezelfde dag, telkens in zijn geslaagd, daar ben ik oprecht trots op, vooral op het team dat dag in dag uit op de vloer staat en het werk verzet.

Tips voor het organiseren van zakelijke events tijdens het hoogseizoen

Tip 1: kies voor kort en speels - plenair beperkt, activiteiten centraal

Wat ik eventmanagers voor de zomer graag zou meegeven: houd het plenaire programma kort en krachtig en bouw daar een speelse omgeving omheen. Juist na een druk halfjaar is dit het moment om je team even letterlijk in beweging te brengen. Denk aan een activiteit, lekker eten, een borrel en eventueel een barbecue. Mensen willen elkaar op een andere manier zien, stress loslaten en gewoon lol hebben voordat iedereen de zomervakantie ingaat.

Tip 2: boek op tijd en geef je wensen vroeg en duidelijk aan

Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het maakt echt het verschil: hoe eerder je je wensen aangeeft, hoe beter wij ons kunnen voorbereiden. Vertel niet alleen het aantal gasten, maar ook wat voor bedrijf je bent, wat voor doelgroep je hebt en wat je doelstelling is. Hoe meer wij weten, hoe gerichter we kunnen adviseren en hoe meer rust jij zelf ervaart op de eventdag, omdat je de regie met een gerust hart aan ons kunt overlaten.

Tip 3: vermijd lastminute programmawijzigingen

Een verlenging van een halfuur, een aangepast tijdschema, een extra wens die er ineens bijkomt: buiten het hoogseizoen om kunnen we daar makkelijker in meebewegen. Tijdens een drukke periode ligt dat anders. Veel zaken zijn dan al uitgevraagd en voorbereid, en een wijziging van twee dagen vooraf kan voor het personeel of de cateraar simpelweg niet meer haalbaar zijn. Onze tip: zodra je weet dat er iets moet veranderen, geef het direct aan, want wachten tot het laatste moment maakt het voor iedereen uitdagender.

No-shows op je zakelijke event: wat ze kosten en hoe je ze beperkt

De impact op planning, catering en kosten

Van de ruim 7.000 genodigden in het hoogseizoen weten we op moment van schrijven nog niet exact hoeveel mensen daadwerkelijk kwamen, maar no-show is een onderwerp dat sowieso meer aandacht verdient. Een no-show-percentage van rond de 10% is normaal en daar kijken we niet van op. Maar als ineens de helft van de gasten wegblijft, zit je met een te grote personeelsbezetting die je niet meer kunt terugdraaien en veel voedselverspilling – zonde.

Voor de opdrachtgever pakt het vaak net zo nadelig uit: er is evenveel geld uitgegeven, terwijl de helft van de gasten er niet is. Het is voor beide kanten een verlies dat voor een groot deel te voorkomen is.

''Als een opdrachtgever zegt: we willen 200 man hier hebben, dan rekenen wij ook dat die 200 man komt en niet de helft. Qua bezetting staan wij gewoon op topsterkte op het moment dat het moet.''

Praktische tips om no-shows te verminderen

Wat helpt: maak het aanmeldproces zo eenvoudig en digitaal mogelijk, zodat ook de ontvangst sneller verloopt. Stuur vooraf een herinnering of pushbericht, en benadruk in de uitnodiging waarom deelname de moeite waard is, zodat de opdrachtgever het bij de eigen medewerkers of gasten ook als iets waardevols kan neerzetten. Die bewustwording bij de gast zelf maakt vaak meer verschil dan je zou denken.

Waar InnStyle zelf scherper op gaat letten

Aandachtspunt 1: beter verwachtingsmanagement richting leveranciers en personeel

De grootste interne les van dit hoogseizoen zit in verwachtingsmanagement: precies achterhalen wat een opdrachtgever nodig heeft, en die informatie nóg helderder vertalen naar onze partners en ons personeel. Hoe specifieker we dat doen, hoe beter de uitvoering aansluit op wat de opdrachtgever voor ogen had.

Aandachtspunt 2: concreet advies op basis van je doelgroep en programma

Nog iets dat we structureler willen gaan doen: actief adviseren op basis van wat we weten. Hoor je dat een groep bijvoorbeeld grote eters heeft, dan past daar een ander menu-advies bij dan bij een groep die liever licht en gezond eet. Door de wensen eerder en concreter door te geven, voorkomen we verrassingen op de dag zelf, ook als het op dat moment druk en warm is.

InnStyle in cijfers: het hoogseizoen op een rij

Een kijkje achter de schermen van het hoogseizoen:

• 21 barbecues verzorgd, bijna de helft van alle events
• Circa 6.000 hamburgers geserveerd, met daarnaast duidelijk meer vraag naar salades en zalm door de warmte
• Ruim de helft van de events hadden een activiteit of teambuildingselement
• Golf afslaan (18x), Team Spirit Games (9x), drakenbootvaren (6x) en boogschieten (5x) als populairste activiteiten

Wat opdrachtgevers ons gaven: beoordelingscijfers

8 events vulden na afloop een evaluatieformulier in. Dit zijn de gemiddelde scores:

• Totaalervaring: 8,4
• Sfeer en uitstraling: 9,0
• Service en begeleiding door de eventregisseur: 8,8
• Catering: 8,0
• Voorbereiding, planning en communicatie vooraf: 8,6
• Aanbevelingsscore: 8,6

Meest aangevraagde ruimtes

Dit waren de vier meest geboekte ruimtes van het hoogseizoen:

• Foyer 2.0 (meest geboekt van het seizoen)
• Foyer 1.0
• Hout
• Water

Successen om te vieren

Complimenten van opdrachtgevers

Het mooiste compliment dat we kunnen krijgen, zit in het gedrag erna: een opdrachtgever die de dag erna alweer het volgende event inplant. Dat gebeurde dit hoogseizoen meerdere keren, en dat zegt wat ons betreft meer dan duizend woorden.

''Een compliment geven is vaak moeilijker dan een klacht benoemen. Maar het grootste compliment is: we willen graag bij jullie terugkomen, we hebben een geweldige dag gehad, en dan staat de volgende dag het volgende event alweer gepland.''

Terugkerende opdrachtgevers als bewijs van vertrouwen

We zien vaste partners als Rabobank en BAM ieder seizoen weer terugkomen, juist omdat ze weten dat het bij ons goed zit, ook in een drukke periode. Daarnaast kregen we dit hoogseizoen specifiek complimenten over de samenwerking met ons personeel, omdat gasten zich op hun gemak voelden en alles uit handen konden geven. In een tijd waarin goed horecapersoneel schaars is, is dat misschien wel het compliment waar ik het meest trots op ben.

Klaar voor het volgende hoogseizoen

Dit zomerse hoogseizoen laat zien waar het bij een geslaagd zakelijk event om draait: de voorbereiding, de samenwerking en de mensen die ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is. Bijna 50 events, ruim 7.000 gasten en een hele reeks lessen verder weten we precies waar we als InnStyle nog scherper op moeten letten, en wat jij als eventmanager kunt doen om je eigen event nog soepeler te laten verlopen.

Of je nu een zomerse teambuilding plant, een groot najaarsevent, of iets daartussenin: hoe eerder je je wensen deelt, hoe beter we ons kunnen voorbereiden, en hoe meer rust jij zelf op de dag zelf ervaart. Wij staan voor je klaar, in elk seizoen, met dezelfde aandacht voor detail die dit hoogseizoen ook weer mogelijk maakte.

Wil je weten wat InnStyle voor jouw volgende event kan betekenen? Vraag een voorstel aan en vertel ons direct iets over je doelgroep en doelstelling, dan denken we vanaf het eerste telefoongesprek mee.